Felhasználási feltételek

I. rész — A feltételek szerkezete és elfogadása

1. A Szolgáltató és a Szoftver

A GondDoc digitális dokumentációs rendszert (a továbbiakban: Szoftver) Jáky Dániel Fülöp egyéni vállalkozó (székhely: 1225 Budapest, Kolozsvári utca 37.; nyilvántartási szám: 61161726; adószám: 91446538-1-43; a továbbiakban: Szolgáltató) fejleszti és működteti.

2. A feltételek részei

A jelen Felhasználási feltételek négy részből állnak:

• I. rész — a feltételek szerkezete és elfogadása, a pilot időszak rendje;
• II. rész — használati szabályok, amelyek a Szoftver minden felhasználójára vonatkoznak;
• III. rész — Pilot szoftverhasználati megállapodás a Szolgáltató és az Intézmény között;
• IV. rész — Adatfeldolgozási megállapodás a Szolgáltató és az Intézmény között (a III. rész 1. számú melléklete), az 1. és a 2. függelékkel.

3. Ki mit fogad el

3.1. A Szoftverbe kizárólag meghívással lehet belépni, nyilvános regisztráció nincs. A meghívó elfogadásakor a felhasználó egy jelölőnégyzettel fogadja el a jelen feltételeket.

3.2. Az Intézmény első meghívóját a Szolgáltató az Intézmény vezetőjének vagy a Fenntartó képviselőjének küldi. Aki ezt a meghívót elfogadja, kijelenti, hogy az Intézmény képviseletére jogosult, és az elfogadással az Intézmény nevében a III. és a IV. részt is elfogadja. Az I. és a II. rész rá is vonatkozik.

3.3. Az Intézmény munkatársait – az Intézmény kijelölése szerint (III. rész 3.1. a) pont) – az Intézmény vezetője, a Fenntartó vagy a Szolgáltató hívja meg a Szoftverbe. A munkatárs az elfogadással a II. részt fogadja el; a III. és a IV. rész az Intézményt köti, nem a munkatársat személyesen.

3.4. Az elfogadás tényét, időpontját, az elfogadó felhasználót és a feltételek változatszámát a Szoftver az eseménynaplójában rögzíti.

3.5. Ahol a III. vagy a IV. rész a megállapodás aláírását említi, azon a 3.2. pont szerinti elfogadást kell érteni; a megállapodások hatálybalépésének napja az elfogadás napja. A III. és a IV. rész szerinti írásbeli nyilatkozatok (így a felmondás, a kifogás és a tájékoztatás) e-mailben is megtehetők: a Szolgáltató részéről az Intézmény nevében elfogadó személy e-mail-címére vagy az Intézmény által később megadott címre, az Intézmény részéről a 9. pontban megadott címre.

4. A pilot időszak

4.1. A Szoftver használata a pilot időszakban – a III. rész 10.1. pontja szerint 2026. december 31-ig – díjmentes (III. rész 6. pont).

4.2. Az Intézmény a Szoftvert valós személyes adatok rögzítése előtt kitalált adatokkal is kipróbálhatja. Ha ezután valós adatokkal folytatja, a Szolgáltató az Intézmény kérésére a kipróbálás során rögzített adatokat törli. Valós személyes adat kezelésére a III. rész 5.3. pontja irányadó.

5. A dokumentumminták

5.1. A Szoftverben elérhető dokumentumminták egy részét a Katolikus Szeretetszolgálat (a továbbiakban: KSZ) bocsátotta rendelkezésre; ezekhez a jogok a KSZ-t illetik. A III. rész 7.3. pontja szerint a megállapodás a dokumentummintákhoz kapcsolódó szellemi tulajdonjogot az Intézményre nem ruházza át.

5.2. A KSZ fenntartásában nem álló Intézmény a KSZ által rendelkezésre bocsátott dokumentummintákat kizárólag a KSZ hozzájárulása esetén, és csak a pilot időszak alatt használhatja.

5.3. Az 5.2. pont korlátozása nem vonatkozik a jogszabályban előírt, külön jogosulti engedély nélkül is jogszerűen felhasználható nyomtatványmintákra. Ez nem érinti a KSZ által készített, önálló jogi védelem alatt álló kiegészítésekhez kapcsolódó jogokat.

6. A feltételek módosítása

6.1. A II. részt a Szolgáltató módosíthatja; a lényeges változásról a felhasználókat előre, e-mailben vagy a Szoftverben tájékoztatja. A II. rész módosítása a III. és a IV. rész tartalmát nem érintheti.

6.2. A III. és a IV. rész kizárólag a Felek megállapodásával módosítható: a Szolgáltató által közzétett új változat akkor lép hatályba, amikor az Intézmény nevében arra jogosult személy elfogadja; addig a korábbi változat marad hatályban. A további adatfeldolgozók jegyzékének (IV. rész 2. függelék) változására a IV. rész 7.2. pontja irányadó.

6.3. A hatályos változat a /felhasznalasi-feltetelek címen olvasható. A korábbi változatokat a Szolgáltató kérésre megküldi.

7. Az egyes részek viszonya

A Szolgáltató és az Intézmény viszonyában – a 3.5. pont kivételével – a III. és a IV. rész az irányadó, ha az I. vagy a II. rész attól eltér. Az adatfeldolgozás kérdéseiben a IV. rész az irányadó (IV. rész 15.3. pont).

8. Irányadó jog

A jelen feltételekre a magyar jog az irányadó.

9. Kapcsolat

A Szolgáltató elérhetősége: jakyfulop@gmail.com. A Szoftver használatával kapcsolatos kérdésben a felhasználó elsősorban az intézményvezetőjéhez fordulhat; hibát a Szoftver hibabejelentő űrlapján vagy e-mailben jelezhet.

II. rész — Használati szabályok

Ez a rész a Szoftver minden felhasználójára vonatkozik.

1. A felhasználói fiók

• A fiók személyhez kötött. A belépési adatait (jelszavát) ne ossza meg mással, és a fiókját ne engedje át más személynek.
• A Szoftver a fiókjával végzett lényeges műveleteket az Ön felhasználójához kötve naplózza.
• Ha illetéktelen hozzáférést észlel, haladéktalanul jelezze az intézményvezetőjének és a Szolgáltatónak.
• A Szoftver 30 perc tétlenség után automatikusan kilépteti; a kiléptetés előtt figyelmeztet.

2. A felhasználó kötelezettségei

• Az adatok helyessége: gondoskodjon arról, hogy az Ön által rögzített adatok (nevek, dátumok, összegek, egészségügyi és pénzügyi adatok) pontosak legyenek.
• A dokumentumok ellenőrzése: a Szoftver által készített dokumentumot véglegesítése, kiadása vagy aláírása előtt ellenőrizni kell. A Szoftver segédeszköz; a dokumentum tartalmáért az Intézmény felel (III. rész 4. pont).
• Célhoz kötött használat: a Szoftvert kizárólag az intézményi feladatok ellátására, a jogosultságának megfelelően használja.
• Titoktartás: a Szoftverben megismert személyes és különleges adatokat bizalmasan kezelje, harmadik személynek ne adja ki.
• Letöltött anyagok: a Szoftverből letöltött dokumentumokat és adatállományokat az Intézmény szabályai szerint kezelje.

3. Tiltott magatartás

Tilos különösen:

• a saját jogosultságot meghaladó hozzáférés megszerzésére irányuló kísérlet;
• más felhasználó fiókjának használata vagy a hozzáférés megosztása;
• a Szoftver biztonsági megoldásainak megkerülése, illetve engedély nélküli tesztelése;
• a Szoftverből kinyert adatok jogosulatlan célú felhasználása vagy továbbítása;
• a Szoftver rendeltetésellenes, túlzott terhelést okozó használata.

4. Hibabejelentés és visszajelzés

A hibákat és a javaslatokat a Szoftver hibabejelentő űrlapján vagy e-mailben jelezheti. A bejelentéshez csatolt képernyőképen a személyes adatokat a szükséges mértékre kell korlátozni, lehetőség szerint kitakarással.

5. Adatkezelés

A Szoftverben kezelt személyes adatokról – így a felhasználók adatairól is – az Adatkezelési tájékoztató ad tájékoztatást.

III. rész — Pilot szoftverhasználati megállapodás

amely létrejött egyrészről a Szolgáltató (I. rész 1. pont), másrészről a jelen feltételeket az I. rész 3.2. pontja szerint elfogadó intézmény (a továbbiakban: Intézmény), együttesen: Felek között az alábbi feltételekkel.

1. A megállapodás célja

1.1. A Szolgáltató fejleszti és működteti a GondDoc elnevezésű digitális dokumentációs rendszert (a továbbiakban: Szoftver), amelynek célja a személyes gondoskodást nyújtó szociális intézmények dokumentációs és adminisztrációs folyamatainak támogatása.

1.2. A jelen megállapodás célja, hogy az Intézmény a Szoftvert meghatározott pilot időszakban, díjmentesen kipróbálja, annak intézményi alkalmazhatóságáról gyakorlati tapasztalatokat szerezzen, és azokról a Szolgáltató részére visszajelzést adhasson.

1.3. A Felek rögzítik, hogy a Szoftver a jelen megállapodás időtartama alatt pilot jelleggel kerül alkalmazásra. A pilot célja különösen a Szoftver működésének, használhatóságának, az intézményi folyamatokhoz való illeszkedésének, valamint továbbfejlesztési lehetőségeinek vizsgálata.

2. A Szolgáltató feladatai

2.1. A Szolgáltató a pilot időszak alatt:

• a) biztosítja az Intézmény számára a Szoftver használatához szükséges hozzáférést;
• b) biztosítja a Szoftver működéséhez szükséges informatikai infrastruktúrát és tárhelyet;
• c) gondoskodik a Szoftver technikai működtetéséről és karbantartásáról;
• d) kialakítja és kezeli a szükséges felhasználói jogosultságokat;
• e) megfelelő mentési, naplózási, hozzáférés-kezelési és adatbiztonsági megoldásokat alkalmaz;
• f) a pilot során jelzett programhibákat és működési problémákat észszerű határidőn belül megvizsgálja és indokolt esetben javítja;
• g) a Szoftver használatához szükséges alapvető technikai támogatást biztosítja.

2.2. A Szolgáltató felel azért, hogy a Szoftver technikai működése, így különösen a dokumentumgenerálás során alkalmazott automatizmusok és döntési logikák az implementált dokumentummintáknak és beállításoknak megfelelően működjenek. E kötelezettségét a tőle elvárható gondossággal teljesíti; a pilot során feltárt hibát észszerű határidőn belül javítja.

2.3. A Szolgáltató köteles az Intézményt a Szoftver működését érdemben érintő ismert hibáról vagy olyan körülményről, amely az adatok biztonságát veszélyeztetheti, indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatni.

3. Az Intézmény közreműködése

3.1. Az Intézmény:

• a) kijelöli a Szoftver használatára jogosult munkatársakat;
• b) gondoskodik arról, hogy a hozzáférési jogosultságokat kizárólag az arra jogosult személyek használják;
• c) a Szoftvert rendeltetésszerűen és a Szolgáltató által rendelkezésre bocsátott használati információknak megfelelően használja;
• d) a pilot során észlelt hibákról és gyakorlati tapasztalatokról lehetőség szerint visszajelzést ad a Szolgáltatónak;
• e) gondoskodik arról, hogy a Szoftverbe bevitt adatok pontosak és az intézményi dokumentáció szempontjából megfelelőek legyenek.

3.2. Az Intézmény által adott szakmai vagy felhasználói visszajelzés önmagában nem eredményezi a Szoftver fejlesztésével vagy működtetésével kapcsolatos felelősség átvállalását.

4. A Szoftverrel előállított dokumentumok

4.1. A Szoftver az Intézmény által megadott adatok, a rendszerben rendelkezésre álló dokumentumminták és az alkalmazott automatizmusok alapján dokumentumok elkészítését támogatja.

4.2. A Szoftver által generált dokumentumot az Intézmény annak véglegesítése, kiadása vagy aláírása előtt köteles az adott ügy körülményeire figyelemmel ellenőrizni.

4.3. A Szoftver használata nem helyettesíti az Intézmény jogszabályból vagy más kötelező előírásból eredő szakmai, dokumentációs és döntési felelősségét.

4.4. A Szolgáltató nem felel az olyan következményért, amely

• a) az Intézmény vagy felhasználó által megadott hibás vagy hiányos adatból;
• b) a Szoftver rendeltetésellenes használatából; vagy
• c) a generált dokumentumnak az adott ügy sajátosságaira tekintet nélküli alkalmazásából

ered.

4.5. A 4.4. pont nem érinti a Szolgáltató felelősségét a Szoftver olyan technikai hibájáért, amelynek következtében a rendszer a megfelelően megadott adatot vagy a Szoftverbe megfelelően implementált dokumentummintát hibásan kezeli.

4.6. Amennyiben a Szoftver technikai hibájából eredő kár bekövetkezésében vagy annak mértékében az Intézménynek a 4.2. pont szerinti ellenőrzési kötelezettsége elmulasztása is közrehatott, a Felek felelősségét és a kár viselését a közrehatásuk mértékére figyelemmel, az alkalmazandó jogszabályok szerint kell megítélni.

5. Adatvédelem és adatbiztonság

5.1. A Felek rögzítik, hogy a Szoftver használata során személyes adatok, ideértve különleges személyes adatokat is, kezelésére kerülhet sor.

5.2. A Felek a Szoftverben történő személyesadat-kezelés részletes feltételeit a jelen megállapodás 1. számú mellékletét képező adatfeldolgozási megállapodásban rendezik.

5.3. Valós személyes adatok Szoftverben történő kezelésére kizárólag az adatfeldolgozási megállapodás hatálybalépését és az adatkezeléshez szükséges adatvédelmi és információbiztonsági feltételek rendezését követően kerülhet sor.

5.4. A Szolgáltató a személyes adatokat kizárólag az Intézmény dokumentált utasításai alapján és az adatfeldolgozási megállapodásban meghatározott célból kezelheti.

5.5. A Szolgáltató a Szoftverben kezelt személyes adatokat saját céljára – ideértve különösen saját üzleti, marketing-, profilalkotási vagy a Szoftver működtetésétől eltérő fejlesztési célját – nem használhatja fel, kivéve, ha annak önálló jogalapja és az ehhez szükséges adatvédelmi feltételei fennállnak.

6. A pilot díjmentessége

6.1. A Szolgáltató a Szoftver használatát a jelen megállapodás szerinti pilot időszakban az Intézmény számára díjmentesen biztosítja.

6.2. A pilotban történő részvétel az Intézmény számára nem keletkeztet kötelezettséget arra, hogy a pilot lezárását követően a Szoftver további használatára visszterhes szerződést kössön.

6.3. A pilot időszak lejártát követő esetleges további használat kizárólag az Intézmény és a Szolgáltató között létrejövő külön írásbeli megállapodás alapján történhet.

6.4. A Szolgáltató a pilot időszak alatt a Szoftver díjmentes használatát nem alakíthatja át egyoldalúan díjköteles szolgáltatássá.

7. A Szoftverhez kapcsolódó jogok

7.1. A Szoftverhez, annak forráskódjához és programozási megoldásaihoz kapcsolódó jogok – harmadik személyek esetleges jogainak sérelme nélkül – a Szolgáltatót illetik.

7.2. Az Intézmény a jelen megállapodás időtartama alatt a Szoftvert kizárólag saját intézményi működésével összefüggésben jogosult használni.

7.3. A jelen megállapodás az Intézmény számára a Szoftverhez vagy az abban elérhető dokumentummintákhoz kapcsolódó szellemi tulajdonjogot nem ruház át.

8. A pilot tapasztalatai

8.1. Az Intézmény a pilot során a Szoftver működésével és használhatóságával kapcsolatos tapasztalatait és fejlesztési javaslatait a Szolgáltatóval megoszthatja.

8.2. A Szolgáltató az ilyen visszajelzéseket a Szoftver továbbfejlesztése során felhasználhatja, feltéve, hogy azok felhasználása nem jár személyes adatok, üzleti titok vagy az Intézményre vonatkozó bizalmas információ jogosulatlan felhasználásával.

9. Titoktartás

9.1. A Felek kötelesek bizalmasan kezelni a pilot során tudomásukra jutott, a másik Fél működésére, informatikai rendszerére, szakmai folyamataira vagy egyéb, nem nyilvános körülményeire vonatkozó információkat.

9.2. A titoktartási kötelezettség a jelen megállapodás megszűnését követően is fennmarad.

10. A megállapodás időtartama és megszűnése

10.1. A jelen megállapodás az aláírás napján lép hatályba és 2026. december 31. napjáig tartó határozott időre jön létre.

10.2. Bármely Fél jogosult a megállapodást 30 napos írásbeli felmondással indokolás nélkül megszüntetni.

10.3. Súlyos szerződésszegés, adatvédelmi vagy információbiztonsági kockázat esetén a másik Fél a megállapodást azonnali hatállyal felmondhatja.

10.4. A megállapodás megszűnésekor a Szolgáltató megszünteti az Intézmény Szoftver rendes használatára vonatkozó hozzáféréseit, és az adatfeldolgozási megállapodásban meghatározottak szerint gondoskodik az Intézmény adatainak visszaadásáról, illetve törléséről. Amennyiben az Intézmény a megállapodás megszűnését megelőzően írásban kéri, a Szolgáltató a megszűnést követően, legfeljebb 90 napig kizárólag olvasási hozzáférést és a 10.5. pont szerinti adatkinyerési lehetőséget biztosít számára, változatlan adatfeldolgozási feltételek mellett. Az átmeneti időszak az Intézmény kérésére korábban is lezárható. Az adatok visszaadására, illetve törlésére az átmeneti időszak lezárásakor, az adatfeldolgozási megállapodás rendelkezései szerint kerül sor. Amennyiben a Felek időközben új szoftverhasználati megállapodást kötnek, az adatok kezelése annak alapján folytatódik.

10.5. A Szolgáltató a megszűnést megelőzően az Intézmény számára megfelelő lehetőséget biztosít arra, hogy a Szoftverben tárolt, az Intézmény működéséhez szükséges adatokat és dokumentumokat használható formátumban kinyerje.

11. Felelősség

11.1. A Felek a jelen megállapodás teljesítése során a tőlük elvárható gondossággal kötelesek eljárni.

11.2. A pilot jelleg önmagában nem mentesíti a Szolgáltatót a saját érdekkörében felmerülő technikai, adatbiztonsági vagy adatfeldolgozási kötelezettségeinek teljesítése alól.

11.3. Egyik Fél sem felel a másik Fél érdekkörében felmerült, illetve a másik Fél szerződésszegéséből eredő kárért.

11.4. A Szolgáltató a jelen megállapodás megszegésével okozott kárért – az alábbi kivételekkel – a megállapodás teljes időtartamára összesen legfeljebb 300 000 Ft, azaz háromszázezer forint erejéig felel. A Szolgáltató az elmaradt vagyoni előnyért és a közvetett károkért – az alábbi kivételekkel – nem felel.

A fenti felelősségkorlátozás és kárkizárás nem alkalmazható a Szolgáltató adatvédelmi, adatbiztonsági vagy titoktartási kötelezettségeinek megszegéséből eredő károkra, továbbá azokra az esetekre, amelyekben a felelősség korlátozását vagy kizárását jogszabály nem teszi lehetővé, különösen a Ptk. 6:152. §-ában meghatározott esetekben.

12. Záró rendelkezések

12.1. A jelen megállapodás módosítása kizárólag írásban érvényes.

12.2. A Felek a megállapodás teljesítése során együttműködnek, és a teljesítést érdemben érintő körülményekről egymást megfelelő időben tájékoztatják.

12.3. A jelen megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a magyar jog rendelkezései irányadók.

IV. rész — Adatfeldolgozási megállapodás

a Pilot szoftverhasználati megállapodáshoz (a III. rész 1. számú melléklete)

amely létrejött egyrészről a Szolgáltató (a továbbiakban: Szolgáltató vagy Adatfeldolgozó), másrészről az Intézmény (a továbbiakban: Intézmény vagy Adatkezelő), együttesen: Felek között az alábbi feltételekkel.

1. A megállapodás tárgya

1.1. A Felek között létrejött Pilot szoftverhasználati megállapodás alapján az Adatfeldolgozó az Adatkezelő részére hozzáférést biztosít a GondDoc elnevezésű digitális dokumentációs rendszerhez (a továbbiakban: Szoftver).

1.2. A Szoftver használata során az Adatfeldolgozó az Adatkezelő nevében és utasításai alapján személyes adatokat kezelhet, ezért a Felek az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (a továbbiakban: GDPR) 28. cikke szerinti adatfeldolgozás feltételeit a jelen megállapodásban rendezik.

1.3. A jelen megállapodás kizárólag azokra a személyesadat-kezelési műveletekre vonatkozik, amelyeket az Adatfeldolgozó az Adatkezelő nevében, a Szoftver biztosításával és működtetésével összefüggésben végez.

2. Az adatfeldolgozás jellege, célja és időtartama

2.1. Az adatfeldolgozás célja a Szoftver rendeltetésszerű működésének biztosítása, így különösen:

• a) az Adatkezelő által bevitt adatok tárolása és rendszerezése;
• b) az adatok dokumentumok előállításához történő felhasználása;
• c) az adatok Szoftveren belüli megjelenítése és az arra jogosult felhasználók részére történő hozzáférhetővé tétele;
• d) a dokumentációs folyamatok Szoftver által támogatott végrehajtása;
• e) a rendszer működéséhez szükséges biztonsági mentés és naplózás;
• f) a Szoftver technikai üzemeltetése, karbantartása, hibajavítása és támogatása.

2.2. Az Adatfeldolgozó a személyes adatokat kizárólag a fenti célok érdekében és az Adatkezelő dokumentált utasításai alapján kezelheti.

2.3. Az adatfeldolgozás időtartama a Pilot szoftverhasználati megállapodás hatályához igazodik, figyelemmel a jelen megállapodás megszűnést követő adat-visszaadási és törlési rendelkezéseire.

3. Az érintettek és a kezelt személyes adatok köre

3.1. Az adatfeldolgozás által érintett személyek különösen:

• a) az Adatkezelő intézményi ellátását igénybe vevő vagy arra jelentkező személyek;
• b) az ellátottak törvényes képviselői, gondnokai, meghatalmazottjai;
• c) az ellátottak hozzátartozói, kapcsolattartói, tartásra vagy térítési díj megfizetésére köteles, illetve azt vállaló személyek;
• d) a Szoftvert használó intézményi munkatársak;
• e) a dokumentációban jogszerűen szereplő egyéb természetes személyek.

3.2. A Szoftverben – annak mindenkori funkcióitól és az Adatkezelő által rögzített adatoktól függően – különösen az alábbi személyes adatok kezelhetők:

• a) természetes személyazonosító adatok;
• b) elérhetőségi és lakcímadatok;
• c) törvényes képviseletre, gondnokságra és cselekvőképességre vonatkozó adatok;
• d) hozzátartozói és kapcsolattartási adatok;
• e) az ellátás igénylésével, megkezdésével, fennállásával és megszűnésével kapcsolatos adatok;
• f) jövedelmi, vagyoni és térítési díjjal összefüggő adatok;
• g) az ellátásra való jogosultság megállapításához és az ellátás biztosításához szükséges adatok;
• h) egészségi állapotra, fogyatékosságra, ápolási vagy gondozási szükségletre vonatkozó adatok, amennyiben azok kezelése a Szoftver adott funkciójában szükséges;
• i) a dokumentumok létrehozására, módosítására és felhasználására vonatkozó naplóadatok;
• j) felhasználói azonosítók és a Szoftver használatával összefüggő technikai adatok.

3.3. A Felek tudomásul veszik, hogy a 3.2. pont szerinti adatok között a GDPR 9. cikke szerinti különleges személyes adatok, különösen egészségügyi adatok is előfordulhatnak.

3.4. Az Adatkezelő felelőssége annak biztosítása, hogy kizárólag olyan személyes adat kerüljön a Szoftverbe, amelynek kezelésére megfelelő jogalappal rendelkezik, és amely az adott adatkezelési célhoz szükséges.

4. Az Adatfeldolgozó utasításhoz kötöttsége

4.1. Az Adatfeldolgozó a személyes adatokat kizárólag az Adatkezelő dokumentált utasításai alapján kezelheti, ideértve a személyes adatok harmadik ország vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítását is.

4.2. Az Adatfeldolgozó a személyes adatokat saját céljára nem használhatja fel, azokból saját célú adatállományt nem hozhat létre, és azokat harmadik személy részére – jogszabályon vagy az Adatkezelő utasításán alapuló eset kivételével – nem teheti hozzáférhetővé.

4.3. Az Adatfeldolgozó a Szoftverben kezelt személyes adatokat saját marketing-, profilalkotási vagy más, a szolgáltatás teljesítésétől eltérő célra nem használhatja.

4.4. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelőt haladéktalanul tájékoztatja, ha megítélése szerint valamely utasítása sérti a GDPR-t vagy más alkalmazandó adatvédelmi rendelkezést.

5. Titoktartás és hozzáférés

5.1. Az Adatfeldolgozó biztosítja, hogy a személyes adatokhoz kizárólag azok a személyek férjenek hozzá, akiknek az a Szoftver működtetéséhez, karbantartásához vagy támogatásához szükséges.

5.2. Az Adatfeldolgozó gondoskodik arról, hogy a személyes adatok kezelésére jogosult személyeket megfelelő titoktartási kötelezettség terhelje.

5.3. Az Adatfeldolgozó köteles megfelelő jogosultságkezelési rendszert alkalmazni, és megakadályozni a személyes adatok jogosulatlan megismerését, módosítását, törlését vagy továbbítását.

6. Adatbiztonság

6.1. Az Adatfeldolgozó a GDPR 32. cikkével összhangban, a kockázat mértékének megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok biztonságának biztosítása érdekében.

6.2. Az intézkedéseknek – a Szoftver működésére és az adatkezelés kockázataira figyelemmel – ki kell terjedniük különösen:

• a) a felhasználók megfelelő azonosítására és jogosultságkezelésére;
• b) az adatok továbbítása során megfelelő titkosítás alkalmazására;
• c) a tárolt adatok jogosulatlan hozzáféréssel szembeni védelmére;
• d) megfelelő biztonsági mentések készítésére és helyreállíthatóság biztosítására;
• e) a releváns rendszer- és hozzáférési események naplózására;
• f) a sérülékenységek és biztonsági frissítések megfelelő kezelésére;
• g) az adatvesztés, jogosulatlan hozzáférés és szolgáltatáskiesés kockázatának csökkentésére;
• h) az alkalmazott biztonsági intézkedések rendszeres felülvizsgálatára.

6.3. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő kérésére megfelelő tájékoztatást ad az alkalmazott technikai és szervezési intézkedésekről.

7. További adatfeldolgozók

7.1. Az Adatfeldolgozó további adatfeldolgozót kizárólag az Adatkezelő előzetes egyedi vagy általános írásbeli felhatalmazása alapján vehet igénybe. Az Adatkezelő a jelen megállapodás aláírásával általános felhatalmazást ad a 2. függelékben felsorolt további adatfeldolgozók igénybevételére; a jegyzék változására a 7.2. pont irányadó.

7.2. Általános felhatalmazás esetén az Adatfeldolgozó a további adatfeldolgozó személyét érintő tervezett változásról annak megvalósítását legalább 15 nappal megelőzően, írásban tájékoztatja az Adatkezelőt, megjelölve az új adatfeldolgozó személyét, az általa végzett tevékenységet és az adatkezelés helyét. Az Adatkezelő a tájékoztatás kézhezvételétől számított 15 napon belül jogosult a változást adatvédelmi vagy információbiztonsági indokból írásban kifogásolni. Kifogás esetén a Felek egyeztetnek, és annak rendezéséig a kifogásolt további adatfeldolgozó az Adatkezelő személyes adatainak kezelésébe nem vonható be.

7.3. Az Adatfeldolgozó köteles a további adatfeldolgozóra legalább a jelen megállapodásban meghatározott adatvédelmi kötelezettségekkel azonos szintű kötelezettségeket telepíteni.

7.4. Az Adatfeldolgozó az igénybe vett további adatfeldolgozó teljesítéséért az Adatkezelővel szemben felelősséggel tartozik.

7.5. Az igénybe vett további adatfeldolgozók aktuális jegyzékét a jelen megállapodás 2. függeléke tartalmazza.

8. Harmadik országba történő adattovábbítás

8.1. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő személyes adatait az Európai Gazdasági Térségen kívül kizárólag az Adatkezelő előzetes dokumentált utasítása és a GDPR V. fejezetében meghatározott feltételek fennállása esetén kezelheti vagy továbbíthatja.

8.2. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelőt előzetesen tájékoztatja minden olyan szolgáltató vagy további adatfeldolgozó igénybevételéről, amelynek következtében harmadik országba történő adattovábbításra kerülhet sor.

9. Érintetti jogok

9.1. Amennyiben valamely érintett az Adatfeldolgozóhoz fordul a GDPR szerinti jogának gyakorlása érdekében, az Adatfeldolgozó a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül továbbítja az Adatkezelő részére, és önállóan – az Adatkezelő erre vonatkozó utasítása hiányában – nem dönt annak teljesítéséről.

9.2. Az Adatfeldolgozó a Szoftver jellegére és az adatfeldolgozás természetére figyelemmel megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel segíti az Adatkezelőt az érintetti kérelmek teljesítésében.

10. Adatvédelmi incidens

10.1. Az Adatfeldolgozó az általa kezelt személyes adatokat érintő adatvédelmi incidensről annak tudomására jutását követően indokolatlan késedelem nélkül értesíti az Adatkezelőt.

10.2. Az értesítés – amennyiben az információ rendelkezésre áll – legalább tartalmazza:

• a) az incidens jellegét;
• b) az érintett adatok és érintettek körét;
• c) az incidens várható következményeit;
• d) a megtett vagy tervezett intézkedéseket;
• e) az incidenssel kapcsolatos további kapcsolattartás módját.

10.3. Ha valamennyi információ egyidejű közlése nem lehetséges, az Adatfeldolgozó azokat indokolatlan további késedelem nélkül, részletekben bocsátja az Adatkezelő rendelkezésére.

10.4. Az Adatfeldolgozó az incidens kivizsgálásában és az Adatkezelőt terhelő esetleges bejelentési vagy értesítési kötelezettség teljesítésében együttműködik az Adatkezelővel.

11. Az Adatkezelő támogatása

11.1. Az Adatfeldolgozó az adatfeldolgozás természetére és a rendelkezésére álló információkra figyelemmel segítséget nyújt az Adatkezelő számára a GDPR 32–36. cikke szerinti kötelezettségek teljesítéséhez, így különösen az adatbiztonsági intézkedések, az adatvédelmi incidensek kezelése, valamint szükség esetén az adatvédelmi hatásvizsgálat és előzetes konzultáció tekintetében.

11.2. Az Adatfeldolgozó az ehhez szükséges, saját technikai működésére és az általa végzett adatfeldolgozásra vonatkozó információkat az Adatkezelő rendelkezésére bocsátja.

12. Ellenőrzés és megfelelőség igazolása

12.1. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő rendelkezésére bocsát minden olyan információt, amely a GDPR 28. cikkében és a jelen megállapodásban meghatározott kötelezettségei teljesítésének igazolásához szükséges.

12.2. Az Adatfeldolgozó lehetővé teszi és észszerű keretek között elősegíti az Adatkezelő vagy az általa megbízott, titoktartásra köteles független szakértő által végzett ellenőrzést.

12.3. Az ellenőrzést – sürgős adatvédelmi vagy információbiztonsági esemény kivételével – előzetesen egyeztetett időpontban, az Adatfeldolgozó működésének szükségtelen zavarása nélkül kell elvégezni.

13. Adatok visszaadása és törlése

13.1. A Pilot szoftverhasználati megállapodás megszűnésekor az Adatfeldolgozó az Adatkezelő választása szerint:

• a) az Adatkezelő részére a személyes adatokat és az azokból létrehozott, az Intézmény működéséhez tartozó dokumentumokat használható formátumban visszaadja, majd saját rendszereiből törli; vagy
• b) az adatokat – az Adatkezelő dokumentált utasítása alapján – törli,

kivéve, ha uniós vagy magyar jog az adatok további megőrzését írja elő.

13.2. A törlésnek – az alkalmazott technológia sajátosságaira figyelemmel – a biztonsági mentésekben szereplő adatokra is ki kell terjednie a rendes mentési ciklus szerinti törléssel.

13.3. A megszűnést követően az Adatfeldolgozó a személyes adatokat saját céljára nem tarthatja meg.

13.4. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő kérésére a törlés megtörténtét írásban igazolja.

13.5. Amennyiben az Adatkezelő a Pilot szoftverhasználati megállapodás 10.4. pontja alapján átmeneti hozzáférést kér, a jelen adatfeldolgozási megállapodás az átmeneti időszak alatt változatlanul alkalmazandó. A 13.1. pont szerinti adat-visszaadásra, illetve törlésre az átmeneti időszak lezárásakor, az Adatkezelő választásának megfelelően kerül sor. Amennyiben a Felek az átmeneti időszak alatt a Szoftver további használatáról új megállapodást kötnek, az adatfeldolgozás az új megállapodáshoz kapcsolódó adatfeldolgozási feltételek szerint folytatódik.

14. Felelősség

14.1. A Felek a GDPR-ban meghatározott saját adatvédelmi szerepükből és kötelezettségeikből eredő felelősséget maguk viselik.

14.2. Az Adatfeldolgozó felel az általa végzett adatfeldolgozás jogszerűségéért annyiban, amennyiben a GDPR közvetlenül rá vonatkozó kötelezettségét megsérti, vagy az Adatkezelő jogszerű utasításaitól eltérően, illetve azokkal ellentétesen jár el.

14.3. Az Adatkezelő felelőssége különösen az adatkezelés céljának és jogalapjának meghatározása, az érintettek megfelelő tájékoztatása, valamint annak biztosítása, hogy az Adatfeldolgozó részére kizárólag jogszerűen kezelhető személyes adat kerüljön átadásra. A Szoftverből letöltött vagy exportált adatok és dokumentumok – ideértve a TAJ-számot tartalmazó állományokat is – letöltést követő, az Adatkezelő által végzett további kezeléséért az Adatkezelő felel. Ez nem érinti az Adatfeldolgozó felelősségét az exportálási folyamat biztonságáért, megfelelő technikai működéséért, valamint a saját adatfeldolgozási kötelezettségeinek teljesítéséért.

15. Hatály és záró rendelkezések

15.1. A jelen adatfeldolgozási megállapodás a Pilot szoftverhasználati megállapodás 1. számú melléklete és annak elválaszthatatlan részét képezi.

15.2. A jelen megállapodás a Pilot szoftverhasználati megállapodással együtt lép hatályba, és – a 13.5. pont szerinti átmeneti időszakra, valamint a természetüknél fogva továbbra is alkalmazandó rendelkezésekre figyelemmel – az adatfeldolgozási tevékenység lezárásáig alkalmazandó.

15.3. A jelen megállapodás és a Pilot szoftverhasználati megállapodás adatfeldolgozásra vonatkozó rendelkezései közötti eltérés esetén a jelen melléklet rendelkezései irányadók.

15.4. A jelen megállapodásban nem szabályozott adatvédelmi kérdésekben a GDPR és az alkalmazandó magyar jog rendelkezései irányadók.

1. függelék — Technikai és szervezési intézkedések

1. A tárhely és a szerverek helye

A Szoftver egyetlen virtuális szerveren fut, a Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Németország) nürnbergi adatközpontjában. Az alkalmazás, az adatbázis (PostgreSQL 16) és a fájltároló (MinIO) ezen a szerveren, egymástól elkülönített konténerekben fut. A szerver és az adatok az Európai Unión kívüli helyszínre nem kerülnek.

2. További adatfeldolgozók

Lásd a 2. függeléket.

3. Titkosítás

• Átvitel közben: a Szoftver kizárólag HTTPS-en érhető el (TLS 1.2 vagy 1.3, automatikusan kiállított és megújított tanúsítvánnyal). A böngésző a HSTS fejléc alapján egy évig csak titkosított kapcsolatot használ. Az alkalmazás, az adatbázis és a fájltároló egymással a szerver belső, kívülről nem elérhető hálózatán kommunikál.
• Tárolt adat – mezőszintű titkosítás: a legérzékenyebb adatok alkalmazásszinten titkosítva tárolódnak (AES-256-GCM, minden titkosításnál új, véletlen inicializáló vektorral; a titkosított érték a fenntartóhoz, a rekordhoz és a mezőhöz kötött, így másik helyre másolva nem fejthető vissza): TAJ-szám, személyi igazolvány száma, egészségügyi adatok, pénzügyi adatok, a személyi térítési díj, a jogosultsági feltételek indoklása, a napi rögzítések értéke, javítás előtti állapota és az érvénytelenítésük indoka, az átadó füzetek tartalma, közlendője és indokai, valamint az egyéni gondozási tervek változatainak és értékeléseinek tartalma, bejegyzéseinek szövege, az érvénytelenítések indoka és a terv alóli mentesítés megjegyzése, továbbá a feladatok megnevezése, leírása, megjegyzései és indokai, valamint a távollétekhez írt megjegyzés és az érvénytelenítésük indoka.
• Kulcskezelés: minden fenntartó saját, véletlen adattitkosító kulcsot kap; ezeket egy mesterkulcs titkosítja (kétszintű kulcskezelés). A TAJ-szám és a személyi igazolvány száma szerinti kereséshez kulcsolt hash (HMAC-SHA256, fenntartónként külön kulccsal) szolgál, így a keresés a titkosított érték visszafejtése nélkül történik.
• Tárolt fájlok titkosítása: a generált dokumentumok és aláírt, szkennelt példányaik, az egyéni gondozási tervek aláírt, szkennelt példányai, a technikai minőségbiztosítási dokumentumok és a hibabejelentésekhez csatolt képek fájljai szintén a fenntartó adattitkosító kulcsával, AES-256-GCM-mel titkosítva kerülnek a fájltárolóba. A titkosított fájl a fenntartóhoz és a tárolási helyéhez kötött, így máshová másolva nem fejthető vissza. A sablonok, az üres űrlapok és a profilképek nem tartalmaznak ellátotti adatot; ezek titkosítás nélkül tárolódnak.
• Amire a titkosítás nem terjed ki: a többi ellátotti adat (név, születési adatok, lakcím, elérhetőség), a napi rögzítéseknél a tevékenység megnevezése, az időpontok és a rögzítő személye, az átadó füzeteknél a sorszám, a műszak idősávja és az aláírók neve, az egyéni gondozási terveknél a változat állapota és sorszáma, a dátumok, az elfogadó, a lezáró és a rögzítő neve, a bejegyzés napja és „jelentős állapotváltozás” jelölője, a terv alóli mentesítés oka és az értékelés fajtája, a feladatoknál az állapot, a határnap, az ismétlődés, a felelősök, valamint a létrehozó és a lezáró neve az időponttal, a távolléteknél a távollét oka (kórház, szabadság vagy engedély nélküli távollét) és napjai, valamint a rögzítő, az utolsó napot megadó, a módosító és az érvénytelenítő neve az időponttal, továbbá a hibabejelentések szövege. Ezek a szerver lemezén, külön lemeztitkosítás nélkül tárolódnak; a hozzáférést a 4., 5. és 10. pont szerinti intézkedések korlátozzák. Az adatbázis és a fájltároló kívülről nem érhető el, a mentésük titkosított (6. pont).
• Mentés: lásd a 6. pontot.

4. Azonosítás és hozzáférés

• Minden felhasználó egyéni fiókkal, e-mail-címmel és jelszóval lép be. Nyilvános regisztráció nincs: fiók csak meghívással jön létre.
• Jelszószabály: legalább 12 karakter és legalább egy különleges karakter; a gyakori szavak, valamint a felhasználó, a fenntartó és az intézmény nevének részei tiltottak; az ismerten kiszivárgott jelszavakat a rendszer elutasítja (k-anonim lekérdezéssel: a jelszó és a teljes hash nem hagyja el a szervert); az utolsó öt jelszó nem használható újra.
• Jelszó tárolása: sózott, lassított hash (scrypt); a jelszó maga sehol nem tárolódik.
• Próbálkozás elleni védelem: IP-címenként 15 percen belül 5 sikertelen belépés után a cím 15 percre kitiltódik. Felhasználónként 10 sikertelen belépés után a fiók zárolódik, és zárolva marad, amíg jogosult vezető fel nem oldja. A zárolás és a sikertelen belépések naplózódnak.
• Munkamenet: 30 perc tétlenség után lejár (lejárat előtt figyelmeztetés); felhasználónként legfeljebb két egyidejű munkamenet lehet (újnál a legrégebbi megszűnik). A napi rögzítések tömeges felvételének oldalán a tényleges bevitel (gépelés, kijelölés) nem számít tétlenségnek; bevitel nélkül a munkamenet ott is 30 perc után lejár. A munkamenet-süti HttpOnly, Secure és SameSite=Strict. Jelszó visszaállítása után a felhasználó minden munkamenete megszűnik.
• Egyszer használható linkek: a meghívó 48 óráig, a jelszó-visszaállító link 1 óráig érvényes; mindkettő egyszer használható, és a rendszer csak a hash-üket tárolja.
• Többfaktoros hitelesítés (MFA): a Szolgáltató rendszergazdai (szuperadmin) fiókja, amely a karbantartáshoz minden fenntartó adatához hozzáfér, csak kétlépcsős azonosítással léphet be: a jelszó mellé a hitelesítő alkalmazás időalapú, egyszer használatos kódja vagy egy egyszer használható tartalékkód kell. A kódot a jelszó után 10 percen belül kell megadni; 5 hibás kód után a belépés 15 percre zárolódik. Az azonosítás beállítása és módosítása naplózódik, és értesítő levelet küld. Az intézményi felhasználóknál (fenntartói, intézményvezetői és munkatársi szint) az MFA jelenleg nem érhető el; a Szolgáltató 2026. december 31-ig minden felhasználó számára választhatóan bevezeti. Addig a kockázatot a fenti jelszószabály, a kiszivárgott jelszavak tiltása, a próbálkozás elleni védelem és a munkamenetek korlátozása csökkenti.

5. Jogosultsági rendszer és az adatok elkülönítése

• Szerepkörök: fenntartói, intézményvezetői (teljes jog) és munkatársi (kezelő jog) szint. A munkatárs a dokumentumtípusokhoz kategóriánként kap hozzáférést; az intézményvezető dönti el, hogy a munkatárs lát-e pénzügyi adatot, és kezelhet-e ellátotti adatot. Az intézményvezető teljes joga csak a saját intézményének adataira terjed ki. A fenntartói jogosultság a fenntartó valamennyi intézményének adataira kiterjed, ezen a szinten feladatkör szerinti további szűkítés nincs; ha a fenntartónak egynél több aktív intézménye van, az ellátottak személyes adataihoz intézményenként, indokkal ellátott, lejáró és naplózott betekintés kell, amely csak olvasást enged.
• Az adatok elkülönítése: az egyes fenntartók adatai egymástól logikailag elkülönítettek. Az adatbázis az intézményi adatokat tartalmazó táblákon sorszintű hozzáférés-szabályozást (Row Level Security) alkalmaz, amely beállított fenntartói környezet nélkül egyetlen sort sem ad vissza. Az alkalmazás emellett minden kérésnél ellenőrzi a jogosultságot és a hovatartozást; más fenntartó adatára irányuló kérés „nem található” választ kap.
• Elkülönítés a fenntartón belül: egy fenntartó intézményeinek adatai is elkülönülnek. A jogviszonyhoz tartozó adatok – a nyilvántartási lap, a térítési díjak, az elkészült dokumentumok, az aláírt példányok, a napi rögzítések, az egyéni gondozási tervek és a távollétek – csak annak az intézménynek érhetők el, amelyiké a jogviszony. Ha egy ellátottnak a fenntartó több intézményében is van jogviszonya, a személyes adatai (az azonosító adatok, az egészségügyi és a pénzügyi adatok, a kapcsolattartók) ezen intézmények jogosult munkatársai számára közösek; a másik intézményben fennálló jogviszonyból az intézmény neve, a szolgáltatás és a jogviszony állapota látható, a részletei nem. Új ellátott felvételekor a rendszer a TAJ szám alapján jelzi, ha a személy a fenntartónál már szerepel (a nevével, a születési idejével és a jogviszonyaival); a keresés naplózott. Olyan intézmény, ahol az ellátottnak nincs jogviszonya, és amely nem is rögzítette, az ellátott adataihoz nem fér hozzá. A személyes adatokon végzett művelet mindkét érintett intézmény naplójában megjelenik. A pilot időszakában minden Intézmény a Szoftverben önálló egységként működik, ezért ugyanazon személy adatai két Intézmény között nem közösek. Mielőtt a Fenntartó több intézménye a Szoftverben közös egységként működne, az Adatkezelő írásban meghatározza az intézmények közötti adatmegosztás rendjét: mely adatkör közös, és melyikhez csak az az intézmény fér hozzá, amelynek a feladatellátásához szükséges. A Szolgáltató a jogosultságokat ennek megfelelően alakítja ki, és e meghatározás nélkül több intézményt közös egységként nem működtet.
• Napi rögzítések: az ellátottak napi gondozási rögzítéseit (mérések, gyógyszerbeadás, gondozási tevékenységek) és az intézményi eseményeket az intézmény munkatársai rögzítik és látják, a saját intézményükben. A munkatárs a saját rögzítését a rögzítéstől számított két órán belül javíthatja vagy érvénytelenítheti, utána csak az intézményvezető. A rögzítések listáját táblázatba letölteni csak az intézményvezető és az egyetlen intézményt működtető fenntartó tudja. A több intézménnyel rendelkező fenntartó a rögzítéseket csak naplózott betekintés közben, olvasásra éri el; letölteni nem tudja. Egy tevékenység az intézmény több ellátottjának egyszerre is rögzíthető (tömeges rögzítés): ezt az teheti meg, aki egyenként is rögzíthet, és csak a saját intézménye ellátottjainak; az így készült rögzítés mindenben azonos az egyenként felvettel. A tömeges rögzítés névsora rögzített értéket nem mutat, és a be nem mentett adatot a Szoftver nem tárolja. A tömegesen mentett rögzítéseket a rögzítő a mentés után, amíg az oldal nyitva van, egy közös indokkal egyben érvénytelenítheti (visszavonás) – a saját rögzítéseit, ugyanazzal az időkorláttal, mint egyenként; a rögzítések ilyenkor sem törlődnek. A Szolgáltató az Adatkezelő nevében napi rögzítést nem vehet fel, nem javíthat és nem érvényteleníthet; a támogatási célú hozzáférése során (10. pont) a rögzítéseket az Adatkezelő szabálya szerint olvassa.
• Átadó füzet: a műszakátadás iratát az intézmény munkatársai állítják össze a napi rögzítésekből, adják át és veszik át, a saját intézményükben. Az átadás és az átvétel a bejelentkezett munkatárs megerősítése, a nevével és az időponttal. Az átadott füzet tartalmát a Szoftver nem engedi módosítani vagy törölni. Átvétel nélkül lezárni és érvényteleníteni csak az intézményvezető és az egyetlen intézményt működtető fenntartó tudja. Az átadott füzetet nyomtatható formában az intézmény munkatársai is letölthetik, a saját intézményükben. A több intézménnyel rendelkező fenntartó a füzeteket csak naplózott betekintés közben, olvasásra éri el; letölteni nem tudja. A Szolgáltató a füzetet az Adatkezelő nevében nem írhatja alá.
• Egyéni gondozási terv: az ellátott gondozási tervét az intézmény munkatársai állítják össze és olvassák, a saját intézményükben; külön munkatársi jogosultság ehhez nem tartozik. A tervet elfogadni, az értékelését lezárni, a téves változatot, értékelést vagy bejegyzést érvényteleníteni, és a terv alóli mentesítést rögzíteni csak az intézményvezető és az egyetlen intézményt működtető fenntartó tudja. Az elfogadás a bejelentkezett vezető megerősítése, a nevével és az időponttal. Az elfogadott terv tartalmát a Szoftver nem engedi módosítani vagy törölni. A tervet nyomtatható formában, és a hozzá feltöltött aláírt példányt az intézmény munkatársai is letölthetik. A több intézménnyel rendelkező fenntartó a terveket csak naplózott betekintés közben, olvasásra éri el; letölteni nem tudja. A Szolgáltató az Adatkezelő nevében tervet nem fogadhat el, értékelést nem zárhat le, és semmi olyat nem végezhet, amivel a neve a tervre kerülne.
• Feladatkezelő: az intézmény egyszeri és ismétlődő teendőit az intézmény munkatársai veszik fel, látják és jelölik késznek, a saját intézményükben; az intézmény minden munkatársa az intézmény összes feladatát látja, külön munkatársi jogosultság ehhez nem tartozik. A feladat az intézményhez tartozik, a fenntartó másik intézménye nem látja. A feladatot szerkeszteni és visszavonni a létrehozója, az intézményvezető és az egyetlen intézményt működtető fenntartó tudja. A feladaton és az előzményében látszik, ki vette fel, ki a felelőse, ki és mikor zárta le, hagyta ki vagy vonta vissza. A feladat felvételekor a Szoftver az intézmény munkatársainak nevét kínálja fel felelősnek. A feladat a Szoftver felületén nem törölhető, csak visszavonható. A több intézménnyel rendelkező fenntartó a feladatokat csak naplózott betekintés közben, olvasásra éri el. A Szolgáltató az Adatkezelő nevében feladatot nem vehet fel, nem zárhat le, és megjegyzést nem írhat.
• Távollét-nyilvántartás: az ellátottak távollétét (kórház, szabadság, engedély nélküli távollét) az intézmény munkatársai rögzítik és látják, a saját intézményükben; az intézmény minden munkatársa látja az intézmény összes távollétét, a napi létszámot és a havi összesítőt, külön munkatársi jogosultság ehhez nem tartozik. A távollét a jogviszonyhoz és az intézményhez tartozik, a fenntartó másik intézménye nem látja. A távollétet a rögzítő munkatárs a rögzítéstől számított két órán belül javíthatja vagy érvénytelenítheti (az utolsó távolléti napot megadó munkatárs két órán belül az utolsó napot javíthatja); ezen túl csak az intézményvezető és az egyetlen intézményt működtető fenntartó. A távolléten látszik, ki és mikor rögzítette, adta meg az utolsó napot, módosította vagy érvénytelenítette. A távollét a Szoftver felületén nem törölhető, csak indokkal érvényteleníthető. A havi összesítőt és a gondozási napok nyilvántartását táblázatba letölteni csak az intézményvezető és az egyetlen intézményt működtető fenntartó tudja. A több intézménnyel rendelkező fenntartó a távolléteket csak naplózott betekintés közben, olvasásra éri el; letölteni nem tudja. A Szolgáltató az Adatkezelő nevében távollétet nem rögzíthet, nem javíthat és nem érvényteleníthet; a támogatási célú hozzáférése során (10. pont) a nézeteket az Adatkezelő szabálya szerint olvassa, és az egyetlen intézményt működtető fenntartónál a két táblázatot letöltheti – a havi összesítő letöltése ilyenkor a Szolgáltató felhasználójának nevével naplózódik.
• Megfigyelő lapok: az ellátott napi rögzítéseinek méréseit (testsúly és testtömegindex, folyadékbevitel, vérnyomás, vércukor, a krónikus seb mérete, esések) a Szoftver görbén és táblázatban is megmutatja, és tájékoztató jelzést számol, ha egy érték elhagyja az általános referencia-sávot, illetve ha a mérésekből alultápláltság kockázata vagy ismétlődő esés olvasható ki. A lapokat és a jelzéseket azok látják, akik az ellátott napi rögzítéseit: az intézmény munkatársai, vezetője és az egyetlen intézményt működtető fenntartó, a saját intézményük rögzítéseiből; a több intézménnyel rendelkező fenntartó csak naplózott betekintés közben. A két összefoglaló jelzés (alultápláltság-kockázat, ismétlődő esés) az ellátott profiljának fejlécében és az ellátottak listáján is megjelenik; a listán mért érték és dátum nem. A Szoftver a jelzés alapján semmilyen műveletet nem végez, a jelzésről levelet és értesítést nem küld; a számolt értékeket és a jelzést nem tárolja, és a megfigyelő lapról fájl nem tölthető le. A jelzés tájékoztató, nem orvosi értékelés: a referencia-sáv általános, nem az ellátott egyéni célértéke.

6. Mentés és visszaállítás

Az éles adatbázisról és a fájltárolóról (generált dokumentumok, profilképek, hibabejelentések képernyőképei) naponta kétszer, 03:00-kor és 15:00-kor készül mentés; a legnagyobb lehetséges adatvesztés így 12 óra.

• Mindkét mentés a szerveren titkosul (age, nyilvános kulcsú titkosítás), mielőtt bárhová kerülne. A visszafejtő kulcs nincs a szerveren, a Szolgáltató jelszókezelőjében tárolódik.
• A mentések a szerveren 7 napig maradnak meg. Külső helyszínre – a Hetzner egy másik németországi adatközpontjában (Falkenstein) lévő tárhelyre – kizárólag titkosított fájl kerül, és ott 8 napig marad meg; a tárhely napi pillanatképeiből az utolsó 7 marad meg.
• Emellett a tárhely-szolgáltató naponta a teljes szerverről is mentést készít, amelyből az utolsó 7 marad meg.
• A megőrzési idő végén a mentés véglegesen törlődik (nem lomtárba kerül). A rendszerből törölt adat így legkésőbb 15 nap múlva a mentésekből is eltűnik.
• A visszaállítás dokumentált eljárással történik, és az adatbázist a fájltárolóval együtt tölti vissza. Célzott helyreállítási idő: 4 óra; ez cél, nem vállalt határidő. A visszaállítást a Szolgáltató negyedévente próba-visszaállítással ellenőrzi, és az eredményét dokumentálja.

7. Naplózás és naplómegőrzés

• Tevékenységnapló (audit): a rendszer az érzékeny műveleteket naplózza – belépés és sikertelen belépés, zárolás, ellátotti adat létrehozása és módosítása, dokumentum generálása és letöltése, adatexport, jogosultság- változás, a Szolgáltató betekintése, a napi rögzítés javítása, érvénytelenítése, tömeges mentése és letöltése, az átadó füzet átadása, átvétele, lezárása, érvénytelenítése és letöltése, az egyéni gondozási terv elfogadása, értékelésének lezárása, a változat, az értékelés és a bejegyzés érvénytelenítése, a terv alóli mentesítés, a terv letöltése, aláírt példányának feltöltése, letöltése és törlése, a feladat módosítása és visszavonása, valamint a távollét javítása, érvénytelenítése és a távollétek havi összesítőjének letöltése –, időbélyeggel, a végrehajtó felhasználóval és IP-címmel. A titkosított mezők értéke nem kerül a naplóba, csak a módosítás ténye. Az új napi rögzítésről külön naplóbejegyzés nem készül: a rögzítés maga tartalmazza, ki és mikor vette fel. A napi rögzítések tömeges mentéséről mentésenként egy összesítő naplóbejegyzés készül (az intézmény, a tevékenység, az időpont, valamint az elmentett és a nem mentett tételek száma), amely sem a rögzített értéket, sem az ellátott nevét vagy azonosítóját nem tartalmazza. A gondozási terv piszkozatának szerkesztéséről és a tervhez írt új bejegyzésről sem készül naplóbejegyzés; a terv tartalma, az indokok és az ellátott neve nem kerül a naplóba. A feladat felvételéről, lezárásáról, kihagyásáról, visszanyitásáról és a hozzá írt megjegyzésről sem készül naplóbejegyzés: ezek a feladat előzményében rögzülnek, névvel és időponttal. A feladat módosításánál a napló azt rögzíti, melyik mező változott; a feladat szövege nem kerül a naplóba. A távollét rögzítéséről és az utolsó távolléti nap megadásáról sem készül naplóbejegyzés: ezek a távolléten rögzülnek, névvel és időponttal. A távollét javításánál a napló azt rögzíti, melyik mező változott, valamint a távollét napjainak régi és új értékét; a távollét oka, a megjegyzés és az érvénytelenítés indoka nem kerül a naplóba. A gondozási napok nyilvántartásának letöltéséről – amely nevet nem tartalmaz, csak darabszámot – nem készül naplóbejegyzés. A megfigyelő lapok megtekintéséről sem készül naplóbejegyzés, ahogy a napi rögzítések listájának megtekintéséről sem; ha a tevékenység mentésekor a mérés jelölése megváltozik, a mentés naplóbejegyzése ezt rögzíti.
• Épségvédelem: a naplóbejegyzéseket hash-lánc köti össze, így az utólagos módosítás kimutatható; a lánc épségét naponta automatikus ellenőrzés vizsgálja, eltérésnél riasztással.
• Megőrzés: a tevékenységnapló 5 évig őrződik meg, utána a személyes azonosítók anonimizálódnak. A szerződés megszűnésekor a tevékenységnapló az Adatkezelőnek átadott adatcsomag része; a végleges törléskor a bejegyzéseiből a személyes azonosítók eltávolításra kerülnek, így a Szolgáltatónál személyes adatot tartalmazó naplóbejegyzés nem marad. A webszerver hozzáférési naplója legfeljebb 30 napig marad meg, a lekérdezési paraméterek nélkül.

8. Incidensészlelés és -kezelés

• A Szoftver elérhetőségét külső szolgáltatás rendszeresen ellenőrzi; a szerver és az ütemezett feladatok (mentés, naplóépség-ellenőrzés) állapotát a Szolgáltató felülete mutatja, hibánál e-mail riasztással.
• A váratlan programhibákat hibakövető szolgáltatás jelzi a Szolgáltatónak. Ide csak a hiba technikai leírása kerül (hibaüzenet, programhely, oldal útvonala); a felhasználó, a kérés tartalma és a mezőértékek nem, a hibaüzenetekből a személyes adatnak látszó részek kitakarva.
• A sikertelen belépések, zárolások és IP-tiltások a tevékenységnaplóban követhetők.
• A Szolgáltató dokumentált incidenskezelési eljárást követ (észlelés, elszigetelés, kivizsgálás, helyreállítás). A Szolgáltató az adatvédelmi incidensről a tudomásszerzését követően indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb 24 órán belül értesíti az Adatkezelőt. Az értesítésben közli az incidens akkor ismert lényeges körülményeit, különösen az érintett adatok és személyek körét, a lehetséges következményeket, valamint a megtett vagy tervezett intézkedéseket. A később rendelkezésére álló információkról az Adatkezelőt indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja, és közreműködik az incidens kivizsgálásában, valamint az Adatkezelő jogszabályi kötelezettségeinek teljesítésében, különös tekintettel a GDPR 33. cikke szerinti, szükség esetén a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül teljesítendő hatósági bejelentésre.

9. Frissítések és sebezhetőség-kezelés

• A szerver operációs rendszere (Ubuntu 24.04 LTS) a biztonsági frissítéseket automatikusan telepíti.
• Minden kódváltozásnál automatikus ellenőrzés fut: a függőségek ismert sérülékenységei (magas és kritikus súlyosság) és titokszivárgás-keresés; ez utóbbi a fejlesztői gépen minden változtatás rögzítése előtt is.
• Sérülékenységek kezelése: a Szoftvert ténylegesen érintő kritikus súlyosságú sérülékenységet (a közzétett súlyossági besorolás szerint) a Szolgáltató a tudomásszerzéstől számított 3 napon, a magas súlyosságút 14 napon belül javítja; a kritikus sérülékenység minden más fejlesztési feladat előtt elsőbbséget kap. Ha a javítás e határidőn belül nem lehetséges, a Szolgáltató átmeneti kockázatcsökkentő intézkedést alkalmaz: az érintett funkciót kikapcsolja, a hozzáférést korlátozza, szükség esetén a Szoftvert ideiglenesen leállítja. Ha a sérülékenységet kihasználták, vagy az Adatkezelő adatai veszélybe kerültek, a 8. pont szerint jár el.
• A futó szolgáltatások konténer-képei rögzített verziójúak (adatbázis: PostgreSQL 16.4; fájltároló: MinIO, kiadás szerint; PDF-átalakító: Gotenberg 8.32.0), így frissítés csak a konfiguráció tudatos módosításával történik.
• A webes felület biztonsági fejlécekkel védett (tartalombiztonsági szabályzat, keretbe ágyazás tiltása, MIME-típus-szimatolás tiltása, szigorú hivatkozó- szabályzat), a módosító kérések eredetét a szerver ellenőrzi.

10. A Szolgáltató hozzáférései

• A Szoftvert egyetlen személy, a Szolgáltató fejleszti és üzemelteti; más személy a szerverhez és az adatokhoz nem fér hozzá.
• A szerverre csak kulcsos SSH-belépés lehetséges; jelszavas és rendszergazdai (root) belépés tiltva.
• Az alkalmazásban a Szolgáltató támogatási célból hozzáférhet az intézmények adataihoz, két lépésben. A fenntartói nézetbe lépés (a Fenntartó felületének megnyitása) legfeljebb egy óráig tart, a felületen végig látható sáv jelzi, és a kezdete, meghosszabbítása és vége naplózódik. Ha a Fenntartónak egynél több aktív intézménye van, az ellátottak személyes adataihoz emellett intézményenkénti, indokkal ellátott betekintés is kell. Ez ugyanúgy működik, mint a Fenntartó saját betekintése: lejár, csak olvasást enged, és a kezdete és a vége naplózódik. A Szolgáltató közvetlen (admin felületi) adatmegtekintései szintén naplózódnak.
• A Szolgáltató az Adatkezelő személyes adataiba kizárólag az Adatkezelő támogatási kérésének teljesítéséhez, illetve üzemeltetési vagy incidenskezelési feladat ellátásához tekint be, és csak a feladathoz szükséges adatokra és ideig. A fenntartói nézet indításakor és a betekintéskor a kérést vagy a feladatot indokként rögzíti; az indok a naplóba kerül.
• Ahol az 5. pont azt rögzíti, hogy a Szolgáltató az Adatkezelő nevében valamely műveletet nem végezhet el (napi rögzítés, átadó füzet, egyéni gondozási terv, feladat, távollét), az a Szoftver felületére vonatkozik: a Szoftver a Szolgáltató felhasználójának ezeket a műveleteket nem engedi meg. A szerver és az adatbázis üzemeltetői elérésére e pont fenti szabályai állnak; ott a Szolgáltató az Adatkezelő adatain műveletet csak az Adatkezelő utasítására végez.
• A felhasználó által a hibabejelentéshez csatolt képernyőképet a Szolgáltató kizárólag hibakeresésre használja. A hibabejelentésekhez csatolt képernyőképeken szereplő személyes adatokat a szükséges mértékre kell korlátozni, lehetőség szerint kitakarással. A képernyőkép a bejelentés lezárásakor törlődik; a bejelentés szövege a lezárásától számított 12 hónap után automatikusan törlődik.
• A Szolgáltató a személyes adatokat fejlesztési vagy tesztelési célra nem használja; a fejlesztői és a teszt környezetben kizárólag kitalált adat van.
• Adatátvétel az Adatkezelő saját rendszeréből. Ha az Adatkezelő így rendelkezik, a Szoftver az Adatkezelő saját nyilvántartó rendszeréből rendszeresen átveszi az ellátottak és kapcsolattartóik adatainak a külön írásos adatátadási megállapodásban meghatározott körét. A hozzáférés csak olvasó, kizárólag erre a célra készült adatnézetekre korlátozott, és titkosított csatornán történik; a Szoftver a forrásrendszerbe nem ír. Az átadott adatkört és a leképezés szabályait az adatátadási megállapodás rögzíti – ez az Adatkezelő utasítása. Az átvétel csak az Adatkezelő hozzájárulása és a forrásoldali beállítás után indulhat, és az Adatkezelő kérésére bármikor leállítható. Az adatátvétel megkezdésének további feltétele a forrásrendszerhez történő hozzáférés jogosultsági, adatvédelmi és információbiztonsági feltételeinek előzetes rendezése, valamint az érintett rendszerek üzemeltetői közötti szükséges műszaki egyeztetés. A jelen rendelkezés önmagában nem jogosítja fel a Szolgáltatót a forrásrendszerhez történő hozzáférésre.

11. A teszt- és az éles környezet elkülönítése

Az éles és a teszt környezet ugyanazon a szerveren, de teljesen külön példányban fut: külön adatbázissal, fájltárolóval, titkos kulcsokkal, belső hálózattal és webcímmel. A teszt környezet jelszóval védett, kimenő leveleit egy belső gyűjtőfiókba irányítja, és kizárólag kitalált adatot tartalmaz. Éles adat a teszt környezetbe nem kerül át. A fejlesztés a fejlesztő gépén, kitalált adatokkal folyik.

12. Törlési mechanizmus

• A szerződés megszűnésekor, illetve amennyiben az Adatkezelő a pilot szoftverhasználati megállapodás szerinti átmeneti hozzáférési lehetőséggel él, az átmeneti időszak lezárását követően a Szolgáltató az Adatkezelő választása szerint az adatokat használható formátumban visszaadja vagy törli. Az adatok visszaadása esetén a Szolgáltató azokat ezt követően az adatbázisból és a fájltárolóból törli, és a törlés megtörténtét az Adatkezelő részére írásban igazolja. A biztonsági mentésekben tárolt adatok a 6. pont szerinti mentési ciklus végén, legkésőbb 15 napon belül törlődnek. Az Adatkezelő kérésére a Szolgáltató az adatokat az átmeneti időszak lejárta előtt is visszaadja vagy törli, a vonatkozó szerződéses rendelkezéseknek megfelelően.
• Működés közben: egyedi ellátotti adat törlését vagy anonimizálását (például érintetti kérelemre) a Szolgáltató az Adatkezelő utasítására elvégzi. A hibabejelentésekhez csatolt képernyőképek a bejelentés lezárásakor, a hibabejelentések a lezárásuktól számított 12 hónap után automatikusan törlődnek.
• Napi rögzítések: a rögzítés a Szoftver felületén nem törölhető. A téves rögzítés indokkal érvényteleníthető, és megjelölve megmarad; javításkor a korábbi érték megőrződik. Az ellátott rögzítései az egészségügyi adataival együtt, azok megőrzési idejének végén törlődnek; a szerződés megszűnésekor az első bekezdés szerint.
• Átadó füzet: az átadott füzet a Szoftver felületén nem módosítható és nem törölhető; a hibás füzet indokkal érvényteleníthető, és megjelölve megmarad. Amikor egy ellátott adatait a megőrzési idő végén anonimizáljuk, a füzetekben szereplő bejegyzéseiből a neve és a rögzített érték törlődik (ha az egészségügyi adatokat hosszabb ideig kell őrizni, a rögzített érték azokkal együtt marad meg, név nélkül); a bejegyzés ténye, a tevékenység megnevezése és az időpont megmarad. A füzetek a szerződés megszűnésekor az első bekezdés szerint törlődnek; ennél korábbi, időalapú törlésükről az Adatkezelő rendelkezhet.
• Egyéni gondozási terv: az elfogadott terv a Szoftver felületén nem módosítható és nem törölhető; a téves változat, értékelés vagy bejegyzés indokkal érvényteleníthető, és megjelölve megmarad. Az ellátott tervei az egészségügyi adataival együtt, azok megőrzési idejének végén törlődnek. Ha az egészségügyi adatokat hosszabb ideig kell őrizni, mint az ellátott személyes azonosító adatait, a terv azokkal együtt marad meg, és az anonimizáláskor a fejrészéből törlődik az ellátott neve, születési ideje és a törvényes képviselő neve. A tervhez feltöltött aláírt, szkennelt példány az anonimizáláskor minden esetben törlődik. A szerződés megszűnésekor a tervek az első bekezdés szerint törlődnek.
• Feladatkezelő: a feladat a Szoftver felületén nem törölhető, csak visszavonható; a visszavont feladat megjelölve megmarad. Amikor egy ellátott adatait a megőrzési idő végén anonimizáljuk, a hozzá kötött feladatok az előzményükkel együtt minden esetben törlődnek. Az ellátotthoz nem kötött feladatokat az anonimizálás nem érinti – akkor sem, ha a szövegük ellátottat nevez meg. A feladatok a szerződés megszűnésekor az első bekezdés szerint törlődnek; ennél korábbi, időalapú törlésükről az Adatkezelő rendelkezhet.
• Távollét-nyilvántartás: a távollét a Szoftver felületén nem törölhető; a téves távollét indokkal érvényteleníthető, és megjelölve megmarad, de a nyilvántartásba és az összesítőkbe nem számít bele. Amikor egy ellátott adatait a megőrzési idő végén anonimizáljuk, a távolléteihez írt megjegyzés és az érvénytelenítés indoka minden esetben törlődik; a távollét napjai és oka – az ellátott neve nélkül, az anonimizált ellátotthoz kötve – megmaradnak (a rögzítő és a módosító munkatárs neve a soron marad), mert a térítési díj és a gondozási napok kötelező nyilvántartásának alapját adják. A távollétek a szerződés megszűnésekor az első bekezdés szerint törlődnek; ennél korábbi, időalapú törlésükről az Adatkezelő rendelkezhet.
• Anonimizálás és újraazonosíthatóság: anonimizált az adat, ha az ellátott belőle – más nyilvántartásokkal összevetve is – észszerűen alkalmazható eszközökkel nem azonosítható újra; ezt nem kizárólag a név és a közvetlen azonosítók eltávolítása alapján kell megítélni. Az e pontban anonimizálásnak nevezett lépés – az ellátott nevének és közvetlen azonosítóinak törlése – önmagában ennek nem felel meg. Az utána megmaradó adatok – így különösen a hosszabb megőrzési idejű adatok (egészségügyi és pénzügyi adatok, napi rögzítések, egyéni gondozási tervek, elkészült dokumentumok) a megőrzési idejük végéig, a távollétek napjai és oka a rögzítő munkatárs nevével, az ellátotthoz nem kötött feladatok és bejegyzések szabad szövege, a jogviszonyok dátumai és állapota, valamint az Adatkezelő saját rendszerével való összekapcsoláshoz a TAJ számból képzett kódolt azonosító – ezért személyes adatok maradnak; amelyikből a név már törlődött, az álnevesített adat. A Szolgáltató ezeket személyes adatként kezeli: ugyanaz a hozzáférés-korlátozás és naplózás vonatkozik rájuk, mint az ellátott többi adatára, és az Adatkezelő rendelkezése szerint, legkésőbb a szerződés megszűnésekor az első bekezdés szerint törlődnek.

13. Az érintetti kérelmek teljesítésének támogatása

• Hozzáférési kérelem (GDPR 15. cikk): a Szoftver az ellátottról kezelt adatokat egy csomagban adja ki az Adatkezelő erre jogosult felhasználójának (jellemzően az intézmény vezetőjének): olvasható kivonatban, géppel olvasható formátumban, az ellátott dokumentumaival, napi rögzítéseivel, egyéni gondozási tervével, a hozzá kötött feladatokkal és a távolléteivel együtt. A csomag a Szolgáltató rendszerében nem tárolódik, és minden letöltés naplózódik. Az átadó füzetek a csomagnak nem részei: más ellátottak adatait is tartalmazzák, az ellátottra vonatkozó bejegyzéseik pedig a napi rögzítések között szerepelnek. Az egyéni gondozási tervből a csomag az elfogadott változatokat, a lezárt értékeléseket és a bejegyzéseket tartalmazza; az érvénytelenített tartalomnak és a még el nem fogadott piszkozatnak csak a ténye szerepel benne, mert az érvénytelenített tartalom téves adatot – akár más személy adatát – is tartalmazhat. A feladatok közül a csomag azokat tartalmazza, amelyeket az ellátotthoz kötöttek, az előzményükkel együtt; az ellátotthoz nem kötött feladat akkor sem része, ha a szövege megemlíti az ellátottat – a Szoftver a feladatok szövegében nem keres. A távollétek közül a csomag az érvénytelenített távollétnek csak a tényét tartalmazza (a napjait és az érvénytelenítés napját); az okát, a megjegyzését és az érvénytelenítés indokát nem. A Szoftver által automatikusan előállított adatcsomag az érintetti hozzáférési kérelmek teljesítését támogató eszköz, de nem feltétlenül tartalmazza az érintett valamennyi kezelt személyes adatát. Az automatikus exportból kimaradó, de az érintettre vonatkozó személyes adatok rendelkezésre bocsátását – a jogszabályi korlátok és más érintettek jogainak figyelembevételével – az Adatfeldolgozó az Adatkezelő kérésére köteles támogatni.
• Az Adatkezelő feladata: a kérelmező azonosítása, a válaszadási határidő betartása, a csomagban szereplő más személyek adatainak mérlegelése, és a csomag átadása az érintettnek.
• Helyesbítés, törlés, adathordozhatóság: a helyesbítést az Adatkezelő felhasználói maguk végzik el a Szoftverben (az Adatkezelő saját rendszeréből átvett adatnál a forrásrendszerben; a napi rögzítésnél javítással, a korábbi érték megőrzésével; az átadott átadó füzet tartalma nem javítható – a füzet a bejegyzés mellett jelzi, ha a rögzítést azóta javították; az elfogadott gondozási terv új változattal módosítható, a téves változat, értékelés vagy bejegyzés érvényteleníthető; a nyitott feladat szerkeszthető, a feladathoz írt megjegyzés és a visszavont feladat nem módosítható; a távollét javítható, a téves távollét érvényteleníthető, az érvénytelenített távollét nem módosítható). Az adatok géppel olvasható kinyerése működés közben is az Adatkezelő rendelkezésére áll; a törlésről a 12. pont rendelkezik.

2. függelék — További adatfeldolgozók jegyzéke

A Sentry adatai az Európai Unióban tárolódnak. Az amerikai anyavállalat esetleges hozzáférésére a Sentry adatfeldolgozói szerződése szerinti garanciák (általános adatvédelmi kikötések, EU–USA adatvédelmi keretrendszer) vonatkoznak. A hibajelzések a Szoftver saját szerverén keresztül jutnak el a Sentryhez, a felhasználó IP-címe, sütijei és a hivatkozó oldal nélkül; a küldés előtti szűrő a hibaüzenetből a személyes adatnak látszó részeket kitakarja.

Személyes adatot nem kezel, ezért nem további adatfeldolgozó: a Szoftver elérhetőségét ellenőrző szolgáltatás (UptimeRobot), amely csak a Szoftver nyilvános állapot-végpontját hívja, és felhasználói vagy ellátotti adatot nem kap; valamint a kiszivárgott jelszavak ellenőrzése (Have I Been Pwned), amely a szerverről csak a jelszó hash-ének első öt karakterét kapja meg – a kérést a szerver küldi, így a felhasználó IP-címe és azonosítója sem jut el hozzá. Tartalék e-mail-szolgáltató (Resend) be van építve, de nincs használatban; bekapcsolása előtt a Szolgáltató az Adatkezelőt a megállapodás 7.2. pontja szerint előzetesen tájékoztatja.