Adatkezelési tájékoztató

Ki vagyunk és mit csinálunk

A GondDoc egy szoftver, amelyet szociális intézmények (idősek otthonai) használnak ellátottjaik adatainak kezelésére és jogi dokumentumok automatikus elkészítésére.

Ebben az adatkezelésben két szerep van:

• Adatkezelő — az intézményt működtető Fenntartó (pl. Katolikus Szeretetszolgálat). Ő dönti el, milyen adatot gyűjt, milyen célból, meddig őrzi.
• Adatfeldolgozó — Jáky Dániel Fülöp egyéni vállalkozó (a GondDoc szolgáltatója). A Fenntartó utasítása szerint tárolja és kezeli az adatokat. Saját döntést nem hoz az adatkezelés céljáról.

A jelen tájékoztató az Adatfeldolgozó szerepéből születik. Az Ön (vagy hozzátartozója) konkrét adatait illetően a Fenntartó saját, részletes tájékoztatója is irányadó — tájékozódjon abból is.

Milyen adatokat kezelünk

A GondDoc a következő adatokat tárolja az ellátottakról és a velük kapcsolatban álló személyekről:

Személyes azonosító adatok:

• Teljes név, születési név
• Anyja születési neve
• Születési hely és idő
• Nem (nő / férfi), ha megadják
• Lakcím (állandó és tartózkodási)
• TAJ szám, személyi igazolvány szám (titkosítva!)
• Állampolgárság, jogállás
• Telefonszám
• Cselekvőképességi állapot (cselekvőképes / gondnokság alatt áll / támogatója van)

Intézményi adatok — szolgáltatásonként külön (ha valaki több ellátást vesz igénybe, mindegyikről külön nyilvántartás készül):

• Felvétel dátuma, szobaszám, telephely / gondozási hely
• Iktatószám, megállapodás kelte, jogviszony kezdetének dátuma
• Gondnokság státusza, fajtája (teljes / részleges / ideiglenes)
• A kérelem előterjesztésének időpontja
• Soron kívüli ellátásra vonatkozó igény, és a róla hozott döntés (elutasításnál az indoklással)
• Az előgondozás(ok) időpontja és elvégzője
• Az ellátás megszűnésének dátuma, módja és oka

Jogosultsági feltételek (a szociális igazgatásról szóló törvény 20. §-a szerinti nyilvántartás III. szakasza — a feltételek egy része egészségi állapotra utal, ezért a hozzájuk fűzött indoklás titkosítva tárolódik):

• Teljes ellátásra szorulás, demencia fokozata
• Egyedülélés életkorral, fogyatékossági támogatással vagy rokkantsággal együtt
• Közgyógyellátásra való jogosultság
• Minden változás dátumával együtt rögzül, hogy visszakereshető legyen, mikortól állt fenn

Egészségügyi adatok (GDPR 9. cikk szerinti különleges kategória — erősen titkosítva):

• Gondozási szükséglet, diagnózisok, gyógyszerek
• Mozgásképesség, segédeszközök
• Diétás igények, allergiák

Napi gondozási rögzítések (egészségügyi adat — a rögzített érték titkosítva tárolódik):

• Mérések (például láz, vérnyomás, vércukor, testsúly), gyógyszerbeadás, étkezés, gondozási és ápolási tevékenységek, állapotváltozás, rendkívüli esemény
• Részvétel foglalkozásokon és programokon
• Az esemény és a rögzítés időpontja
• A mérésekből (testsúly és testmagasság, felkarkörfogat, folyadékbevitel, vérnyomás, vércukor, a krónikus seb mérete, esések) a Rendszer görbét rajzol, és jelzi az intézmény munkatársainak, ha egy mért érték kívül esik a felnőttekre általánosan megadott tartományon (referencia-sávon); a számolt értékeket és a jelzést a Rendszer nem tárolja
• A felületen a rögzítést törölni nem lehet: a téves rögzítés érvényteleníthető (megjelölve megmarad), a javítás megőrzi a korábbi értéket
• Intézményi események (például áramszünet, meghibásodás, rendkívüli helyzet): nem egy ellátotthoz kötött bejegyzések; a szabad szövegükbe ellátottra utaló adat is kerülhet
• Átadó füzet (műszakátadás): a műszakban rögzített bejegyzések másolata és a távozó műszak közlendője, a távozó és az érkező műszak megerősítésével (név és időpont); a tartalma titkosítva tárolódik, és az átadás után a felületen nem módosítható

Egyéni gondozási terv (egészségügyi adat — a tartalma titkosítva tárolódik):

• Az ellátott állapotának leírása, a gondozási szükségletek, a célok, és az értük vállalt feladatok az ütemezésükkel és a felelősükkel
• A tervet kidolgozó munkacsoport tagjainak neve és szerepe (az intézmény munkatársai, és ha részt vesz benne, külső szakember — például az intézmény orvosa)
• Részt vett-e a terv elkészítésében az ellátott vagy a törvényes képviselője, és mikor; megtörtént-e az orvosi tájékoztatás
• A terv értékelései (évente, illetve jelentős állapotváltozáskor) és a dátumozott bejegyzések az állapotváltozásról
• Ha a terv készítése a jogszabály szerint nem kötelező: ennek ténye és oka; ha a tervet korábban papíron vezették: a terv kelte és az utolsó értékelés napja
• Az elfogadott tervet a felületen módosítani és törölni nem lehet: a változtatás új változatként készül, a téves változat, értékelés vagy bejegyzés érvényteleníthető (megjelölve megmarad)
• Ha az intézmény feltölti: a terv aláírt, beszkennelt példánya

Feladatok (az intézmény teendőinek listája — a szövegük titkosítva tárolódik):

• Egyszeri és ismétlődő teendők: megnevezés, leírás, határnap, a felelős munkatársak, és ha a feladat egy ellátottról szól, az ellátott
• A feladat szabad szövegébe az ellátott állapotára utaló adat is kerülhet
• A feladat előzménye: ki és mikor jelölte késznek, hagyta ki vagy vonta vissza, valamint a hozzá írt megjegyzések
• A felületen a feladatot törölni nem lehet: a téves feladat visszavonható (megjelölve megmarad)

Távollétek (az ellátott távolléte az intézményből — a hozzá írt megjegyzés titkosítva tárolódik):

• Mely napokon volt távol az ellátott, és milyen okból: kórházi kezelés, szabadság (egyeztetett távollét) vagy engedély nélküli távollét
• Ha az ok kórházi kezelés, az egészségi állapotra utaló adat; diagnózist és a kórház nevét a Rendszer nem kéri
• A távolléthez írt megjegyzés, ha van
• A távolléti napokból a Rendszer napi létszámot, havi összesítőt és a gondozási napok jogszabály szerinti nyilvántartását számolja, és ezekből a havi fizetendő térítési díjat
• A felületen a távollétet törölni nem lehet: a téves távollét érvényteleníthető (megjelölve megmarad)

Pénzügyi adatok (titkosítva):

• Nyugdíj és egyéb jövedelem
• Térítési díj, hátralék
• Belépési hozzájárulás
• Az éves személyi térítési díj, és ha valaki vállalta a térítési díj megfizetését: ki vállalta, mely költségeket és milyen időszakra
• A személyi térítési díj megállapítása: a megállapított díj, a figyelembe vett jövedelem és a számítás lépései; méltányosságnál a fenntartói döntés száma, napja és az indok; egyéb megállapításnál az indok; tartási szerződésnél a tartást vállaló neve és a szerződés napja; ha a díj és az intézményi díj különbözetét valaki vállalta, a vállaló napi része

A díjmegállapításnak nem titkosított a jogcíme (például „jövedelem alapján” vagy „méltányosság”), az éve és a hatályos hónapja, tartási szerződésnél a tartást vállaló kapcsolattartó hivatkozása, valamint a jóváhagyó — az intézményvezető vagy a fenntartó — neve és a jóváhagyás ideje: ezekből tudja a Rendszer, melyik díj érvényes, és ki hagyta jóvá.

Kapcsolattartók:

• Gondnok, hozzátartozó, díjfizető neve, születési neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, valamint a kapcsolattartóhoz fűzött megjegyzés. A megjegyzés szabad szöveg, egészségi állapotra is utalhat; az ellátott profilját megnyitó munkatárs is látja
• Az aláíró feleknél (gondnok, illetve a térítési díj megfizetését vállaló személy) ezen felül a születési hely és idő, valamint a lakóhelytől eltérő postacím — a velük kötött szerződés (pl. a térítési díj megfizetéséről szóló kötelezettségvállalás) a szerződő felet ezekkel az adatokkal azonosítja
• Az ellátott nagykorú gyermekeinek neve, születési neve, értesítési címe és telefonszáma — a szociális igazgatásról szóló törvény 20. §-a szerinti nyilvántartási lap írja elő

Felhasználói fiók adatok (intézményi dolgozóknak):

• Név, e-mail cím, jelszó (nem visszafejthető, kódolt formában tárolva)
• Beosztás, intézményhez tartozás
• A napi gondozási rögzítéseknél a rögzítő — és ha a tevékenységet más végezte, a végző — munkatárs neve
• Az átadó füzetnél az átadó és az átvevő munkatárs neve, valamint az átadás és az átvétel időpontja
• Az egyéni gondozási tervnél a munkacsoport tagjaként szereplő, a tervet elfogadó, az értékelést lezáró és a bejegyzést rögzítő munkatárs neve, az időponttal
• A feladatoknál a feladatot felvevő, a felelősként megjelölt, a feladatot késznek jelölő, kihagyó vagy visszavonó, valamint a megjegyzést író munkatárs neve, az időponttal — ezt az intézmény többi munkatársa is látja; a feladat kiosztásakor az intézmény munkatársainak neve a feladatot felvevő kollégának is megjelenik
• A távolléteknél a távollétet rögzítő, az utolsó távolléti napot megadó, a távollétet módosító vagy érvénytelenítő munkatárs neve, az időponttal — ezt az intézmény többi munkatársa is látja
• A fenti adatokból a Rendszer munkatársanként összesítőt mutat: a feladatok, a napi rögzítések, az átadó füzet, a gondozási terv, a távollétek és a generált dokumentumok — a tartalmuk nélkül. A munkatárs a sajátját a profilján látja. Ezt az összesítőt az intézményvezető és a fenntartó is látja; a megtekintésüket a rendszer naplózza.

Honnan származnak az adatok

Az adatokat az intézmény munkatársai rögzítik a GondDocban. Ha a Fenntartó így rendelkezik, az ellátottak és kapcsolattartóik adatainak egy része — a személyes azonosító adatok, az intézményi adatok és a kapcsolattartók — a Fenntartó saját nyilvántartó rendszeréből is átkerülhet a GondDocba, rendszeresen és automatikusan. Ilyenkor:

• az átvétel a Fenntartó utasítására történik; az adatkezelés célja és jogalapja ettől nem változik;
• egészségügyi és pénzügyi adat így nem kerül át;
• az átvett adatok a GondDocban csak olvashatók: ha helyesbítést kér, azt a Fenntartó a saját rendszerében végzi el, és a GondDoc onnan veszi át;
• ha a Fenntartó a saját rendszeréből töröl egy adatot, az a GondDocból nem törlődik automatikusan — a sorsáról a Fenntartó dönt, az alábbi megőrzési szabályok szerint.

Milyen célból kezeljük

• Dokumentum generálás: megállapodások, határozatok, értesítések automatikus elkészítése az ellátottak adataiból
• Adminisztráció: ellátott-nyilvántartás, jogviszony-kezelés
• A napi gondozás dokumentálása: az ellátottal kapcsolatos napi tevékenységek és események rögzítése, hogy a műszakok és a munkatársak ugyanazt lássák
• A műszakátadás dokumentálása: az átadó füzet rögzíti, mit adott át a távozó műszak az érkezőnek, és ki vette át
• A gondozás megtervezése és értékelése: az egyéni gondozási terv rögzíti az ellátott állapotát, a célokat és a feladatokat; a Rendszer jelzi az intézménynek, ha a terv hiányzik, vagy az értékelése esedékes
• A teendők megszervezése: a feladatlista rögzíti, mi a teendő, kinek szól, mikorra kell, és megtörtént-e; a Rendszer jelzi, ha egy feladat esedékes vagy késik
• A távollétek nyilvántartása: a Rendszer rögzíti, mely napokon volt távol az ellátott az intézményből; ebből készül a gondozási napok jogszabály által előírt nyilvántartása, és ez a térítési díj megállapításának alapja (a Rendszer a jövedelemből és a vállalásokból javaslatot számol, amelyet az intézményvezető hagy jóvá)
• A mérések követése: a Rendszer a rögzített méréseket görbén mutatja, és tájékoztató jelzést ad az intézmény munkatársainak — az ellátott profilján és az ellátottak listáján —, ha egy mért érték kívül esik az általános referencia-sávon, vagy ha a mérésekből alultápláltság kockázata vagy ismétlődő esés olvasható ki — hogy a változás ne maradjon észrevétlen
• Jogi megfelelés: szociális törvény, számviteli törvény, iratkezelési szabályzat betartása
• Biztonság és naplózás: ki, mikor, mit végzett a rendszerben — biztonsági naplóban rögzítve (GDPR 5. cikk (2))
• Technikai minőségbiztosítás: a szolgáltató — a Fenntartóval kötött adatfeldolgozói szerződés keretében — hibakeresés és sablon-ellenőrzés céljából teszt-dokumentumokat készíthet az adatokból. Ezek elkülönítve, kizárólag a szolgáltató saját rendszerében tárolódnak, az intézmény rendszerébe nem kerülnek be, és legfeljebb 30 nap után automatikusan, véglegesen törlődnek.

Mennyi ideig őrizzük az adatokat

Hol tároljuk az adatokat

Az adatok az Európai Unió területén (Németország, Hetzner Online GmbH adatközpont) tárolódnak. EU-n kívülre nem továbbítunk adatot. A működéshez igénybe vett külső szolgáltatók teljes listáját az Al-adatfeldolgozók oldalon találja.

Hogyan védjük az adatokat

• Titkosítás átvitel közben: TLS 1.2 vagy 1.3 (HTTPS minden hálózati kommunikációra)
• Titkosítás tárolás közben: AES-256-GCM (a TAJ számra, személyi igazolvány számra, egészségügyi és pénzügyi adatokra, a napi gondozási rögzítések értékére, az átadó füzetek tartalmára, az egyéni gondozási tervek tartalmára és aláírt példányára, a feladatok szövegére, a távollétekhez írt megjegyzésre, valamint az elkészített dokumentumokra, azok aláírt példányára és a hibabejelentésekhez csatolt képekre)
• Adatszétválasztás: egy Fenntartó soha nem látja egy másik Fenntartó adatait
• Hozzáférés-vezérlés: szerepkör-alapú jogosultság; a munkatársak csak a rájuk kiosztott dokumentumtípusokat látják; a napi gondozási rögzítéseket, az átadó füzeteket, az egyéni gondozási terveket, a feladatokat és a távolléteket csak annak az intézménynek a munkatársai és a Fenntartó látják, ahol felvették, illetve készítették őket (a több intézményt működtető Fenntartó csak naplózott betekintéssel); a jogviszony megszűnésének oka, az elutasítás indoklása és a soron kívüli döntés indoklása szabad szöveg, egészségi állapotra is utalhat, ezeket az ellátott profilján az intézmény munkatársai is látják
• Biztonsági napló: minden érzékeny művelet naplózva, utólag nem módosítható módon
• Biztonsági mentés: naponta kétszer, helyi és külső helyszínen
• Védelem a jelszó-feltöréssel szemben: 5 sikertelen kísérlet után 15 perc zárolás
• Kétlépcsős azonosítás a rendszergazdánál: a GondDoc rendszergazdája, aki a karbantartáshoz minden Fenntartó adatához hozzáfér, csak a jelszó és a telefonos hitelesítő alkalmazás kódja együtt léphet be
• Kétlépcsős azonosítás a felhasználóknál: a Fenntartó, az intézményvezető és a munkatárs saját döntése szerint bekapcsolhatja; ilyenkor a belépéshez a jelszó mellé a telefonos hitelesítő alkalmazás kódja is kell. A beállítás titkos kulcsát és a tartalékkódokat titkosítva tároljuk, a kikapcsolásig, a visszaállításig vagy a fiók törléséig
• Kiszivárgott jelszavak kiszűrése: az új jelszót összevetjük ismert adatszivárgások listájával (Have I Been Pwned). Ehhez a szerverünk csak a jelszóból képzett ujjlenyomat első 5 karakterét küldi el — sem a jelszó, sem az Ön adatai (az IP-címe sem) nem jutnak el a szolgáltatóhoz
• Automatikus kijelentkeztetés: 30 perc inaktivitás után

Milyen jogai vannak az érintettnek (GDPR)

Ön (vagy hozzátartozója) az alábbi jogokkal rendelkezik:

• Hozzáférés (15. cikk): kérheti, hogy a Fenntartó adja át az Önről tárolt adatokat — a Rendszerből ezt egy csomagban (olvasható kivonat, gépi formátum, a dokumentumai, a napi gondozási rögzítései, az egyéni gondozási terve, az Önhöz kötött feladatok és a távollétei) tudja kiadni; a gondozási tervből a csomag az elfogadott változatokat, a lezárt értékeléseket és a bejegyzéseket tartalmazza — az érvénytelenített tartalomnak és a még el nem fogadott piszkozatnak csak a ténye szerepel benne; az érvénytelenített távollétnek ugyancsak a ténye; az átadó füzeteket külön nem adja ki, mert más ellátottak adatait is tartalmazzák — az Önre vonatkozó bejegyzéseik a napi gondozási rögzítések között szerepelnek
• Helyesbítés (16. cikk): kérheti a hibás adatok javítását
• Törlés ("elfeledtetéshez való jog", 17. cikk): kérheti az adatok törlését — de a jogi megőrzési kötelezettség (számviteli, iratkezelési) megelőzheti
• Korlátozás (18. cikk): kérheti az adatkezelés ideiglenes felfüggesztését
• Adathordozhatóság (20. cikk): kérheti az adatok átadását géppel olvasható formátumban — egy ZIP-fájlban, JSON- és CSV-formátumú adatokkal és a generált dokumentumokkal, azok aláírt példányaival
• Tiltakozás (21. cikk): tiltakozhat az adatkezelés ellen
• Panasz a felügyeleti hatóságnál: ha úgy érzi, sérültek a jogai, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhat

Kérelmét a Fenntartó intézményvezetőjének nyújtsa be (mert ő az Adatkezelő). A Fenntartó köteles 30 napon belül válaszolni.

Automatizált döntéshozatal

A GondDoc rendszer nem hoz automatizált döntést Önnel kapcsolatban a GDPR 22. cikk értelmében. A dokumentum-generálás technikai folyamat — a tartalom mindig emberi (intézményi dolgozó) ellenőrzésén megy át, mielőtt aláírásra kerül.

A Rendszer a napi gondozási rögzítések méréseiből tájékoztató jelzést számol az intézmény munkatársainak (például „alultápláltság-kockázat” vagy „ismétlődő esés”). Ez az Ön egészségi állapotára vonatkozó adatok automatizált értékelése (profilalkotás), de nem döntés: a jelzés alapján a Rendszer semmit nem tesz, a jelzés nem orvosi értékelés, és arról, hogy mi a teendő, mindig az intézmény szakembere dönt. A jelzés az intézményben dolgozóknak szól: a Rendszer levélben vagy értesítésben senkinek nem küldi el, és fájlként sem tölthető le. A jelzés téves is lehet, ha a rögzített adat hiányos vagy hibás.

A Rendszer a személyi térítési díjra az ellátott jövedelméből javaslatot számol (a jövedelem 80%-a, a megmaradó költőpénz és az intézményi díj szerint). Ez az Ön anyagi helyzetének automatizált értékelése (profilalkotás), de nem döntés: a díjat az intézményvezető vagy a fenntartó állapítja meg — a javaslatot átnézi és jóváhagyja, vagy más jogcímen (például méltányosságból) eltér tőle. A javaslat téves lehet, ha a rögzített jövedelem hiányos vagy elavult.

Sütik és követés

A GondDoc rendszer csak a működéshez szigorúan szükséges sütiket (cookie-kat) használja:

• a bejelentkezés fenntartása (munkamenet-süti)
• a CSRF-támadások elleni biztonsági süti
• a felület-beállítás megőrzése (például az oldalsáv nyitott vagy csukott állapota)

Nincs analitika, marketing vagy harmadik fél általi követés (például Google Analytics, Facebook-pixel). Ezért nem jelenítünk meg süti-figyelmeztetést — a jogalap a GDPR 6. cikk (1) b) szerinti szerződés teljesítése.

E-mail-kézbesítés és követés

A rendszer által küldött tranzakciós e-mailek (meghívó, jelszó-visszaállítás, rendszerértesítések) a Brevo (Sendinblue SAS, EU) szolgáltatón keresztül kerülnek kézbesítésre. A kézbesíthetőség és a rendszerbiztonság érdekében a rendszer az e-mail kézbesítési állapotát naplózza (kézbesítve / visszapattant / blokkolva / spam-panasz / leiratkozott).

Azt nem naplózzuk, hogy a címzett megnyitotta-e a levelet, vagy rákattintott-e egy linkre. A levelekben nincs személyre szóló követés: a Brevo a megnyitást és a kattintást csak névtelenül, összesítve számolja. A levelek linkjei technikailag a Brevo rendszerén keresztül vezetnek a GondDoc oldalára.

Emellett a rendszer az elküldött e-mail szöveges tartalmát (tárgy, megszólítás — amely az Ön nevét tartalmazhatja —, törzs, gombfelirat) is eltárolja üzemeltetési átláthatóság és hibakeresés céljából. Ezt a Fenntartó intézményvezetője (a saját szervezetén belül) és a GondDoc rendszergazdája tekintheti meg, és minden megtekintés naplózásra kerül. A meghívó és a jelszó-visszaállító egyszer használatos linket biztonsági okból nem tároljuk.

Jogalap: GDPR 6. cikk (1) f) — jogos érdek (kézbesíthetőség, biztonsági értesítések eljutása, üzemeltetési átláthatóság).

Felhasználói hozzájárulás rögzítése

A rendszerbe meghívott intézményi dolgozók a meghívó elfogadásakor egy jelölőnégyzettel kifejezetten elfogadják a Felhasználási feltételeket, és megismerik a jelen Adatkezelési tájékoztatót. Az elfogadás ténye, az elfogadott dokumentum azonosítója és verziószáma, valamint az elfogadás pontos időpontja a biztonsági naplóban (amely utólag nem módosítható) rögzítésre kerül — ez szolgál a szerződéskötés bizonyítékaként (GDPR 6. cikk (1) b)). A jelszón felül ez nem keletkeztet új adatkört.

Hibabejelentés a felületről

A rendszerbe belépett intézményi dolgozó a felületről közvetlenül jelezhet hibát, tehet fel kérdést vagy küldhet javaslatot. A bejelentésből hibajegy lesz, amelyben a szolgáltató és a bejelentő üzenetet válthat.

• Adatkezelő ebben a körben: az Ön intézményének Fenntartója; a GondDoc szolgáltatója adatfeldolgozóként jár el
• Cél: a jelzett hiba felderítése és javítása, a kérdés megválaszolása, a szolgáltatás minőségének fenntartása
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) — a szolgáltatási szerződés teljesítése, illetve 6. cikk (1) f) — jogos érdek (hibakezelés)
• Kezelt adatok: a bejelentő neve és e-mail-címe; az általa írt cím, leírás és válaszok; az általa csatolt képernyőkép; továbbá néhány gépi adat: melyik oldalon volt (a keresőmezők tartalma nélkül), a szerepköre, az intézménye, a böngészője, az ablak mérete, az alkalmazás verziója és — hibaképernyőről indítva — a hiba azonosítója. Ez a lista beküldés előtt megtekinthető a bejelentő ablakban, a Mit küldünk el automatikusan feliratra kattintva
• Képernyőkép: csak akkor kerül a bejelentésbe, ha Ön kifejezetten csatolja — automatikus képrögzítés nincs. A képen ellátotti adat is látszhat, ezért kérjük, hogy a hiba megértéséhez nem szükséges személyes adatot lehetőség szerint takarja ki; a képet kizárólag a hiba megértéséhez használjuk. A kép EXIF-adatok nélkül, átméretezve, titkosítva tárolódik, és kizárólag bejelentkezve, jogosultság-ellenőrzés után nyitható meg — a tárhely kívülről nem érhető el
• Megőrzés: a csatolt képernyőkép a jegy lezárásakor automatikusan törlődik; a jegy szövege a lezárásától számított 12 hónap után. A szolgáltatói válasz szövege az e-mail-naplóban is szerepel — onnan a küldéstől számított 1 év múlva törlődik
• Ki látja: Ön, a saját szervezetén belül az intézményvezetője és a fenntartói adminisztrátor, valamint a GondDoc rendszergazdája. A rendszergazda minden megnyitása naplózásra kerül
• Amit kérünk: a leírásba ne írjon TAJ-számot, egészségügyi vagy pénzügyi adatot — a hiba megértéséhez elég az oldal és a gomb megnevezése. Erre a bejelentő ablak külön figyelmeztet

Kapcsolatfelvétel a weboldalon (bemutató-kérés)

A gonddoc.hu nyitóoldalán bemutató kérhető. Az űrlapon megadott adatok beküldéskor a GondDoc rendszerébe kerülnek, ahol a szolgáltató a kérések kezelésére szolgáló felületen látja és kezeli őket.

• Adatkezelő ebben a körben: Jáky Dániel Fülöp egyéni vállalkozó — itt nem adatfeldolgozóként, hanem saját célból, adatkezelőként jár el
• Cél: a kért bemutató egyeztetése és megtartása. A nem kötelező „Honnan hallott rólunk?" kérdésre adott válaszokat összesítve is megnézzük, hogy lássuk, érdeklődőink honnan értesülnek a GondDocról
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) b) — az érintett kérésére történő, szerződéskötést megelőző lépések; a „Honnan hallott rólunk?" válaszok összesítésére GDPR 6. cikk (1) f) — a szolgáltató jogos érdeke
• Kezelt adatok: név, beosztás, az intézmény vagy a fenntartó neve, e-mail-cím; ha megadja: telefonszám, férőhelyek száma, honnan hallott rólunk, megjegyzés; valamint a kérés kezelése során rögzített belső megjegyzés. Kérjük, a megjegyzésbe ne írjon ellátottra vagy más személyre vonatkozó adatot — a bemutató egyeztetéséhez erre nincs szükség
• Megőrzés: a kérés lezárását követő legfeljebb 6 hónap, utána törlésre kerül
• Címzettek: a kérésről automatikus értesítő e-mail mehet a szolgáltatónak (az e-mail-kézbesítést a Brevo végzi, lásd az al-adatfeldolgozók listáját); az adatok más harmadik félnek nem kerülnek átadásra
• Amit nem gyűjtünk: a beküldő IP-címét nem tároljuk; a küldésvédelem (kérés-korlátozás) az IP-t csak átmenetileg, a memóriában használja

Számlázás és előfizetés-nyilvántartás

A GondDoc szolgáltatás díjáról a szolgáltató számlát állít ki a Fenntartónak. A számlázáshoz és a befizetések követéséhez a szolgáltató a saját nyilvántartásában kezeli a Fenntartó számlázási adatait.

• Adatkezelő ebben a körben: Jáky Dániel Fülöp egyéni vállalkozó — itt nem adatfeldolgozóként, hanem a saját ügyfélkapcsolatának adatkezelőjeként jár el
• Cél: a szolgáltatási díj számlázása, a befizetések nyilvántartása, a lejárt követelések kezelése
• Jogalap: GDPR 6. cikk (1) c) — jogi kötelezettség (a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a, az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 169. §-a); a számlázási kapcsolattartó elérhetőségére és az egyeztetések feljegyzéseire GDPR 6. cikk (1) b) — a szolgáltatási szerződés teljesítése, és (1) f) — a szolgáltató jogos érdeke a követelése érvényesítéséhez
• Kezelt adatok: számlázási név, cím, adószám; a számlázási kapcsolattartó e-mail-címe; a kiállított számlák száma, összege, kelte, fizetési határideje és a befizetés napja; a fizetéssel kapcsolatos egyeztetések rövid feljegyzései; a kiküldött fizetési emlékeztetők, felszólítók és a megújítási értesítő ténye (mikor, melyik lépcsőben vagy melyik előfizetési időszakra, milyen e-mail-címre). Ezek jellemzően a Fenntartó mint szervezet adatai; személyes adat a névre szóló e-mail-cím és a feljegyzésekben szereplő kapcsolattartó neve lehet
• Fizetési felszólítás és megújítási értesítés: ha egy számla a fizetési határidő után 30, 45, illetve 60 nappal is kiegyenlítetlen, a szolgáltató emlékeztető, majd felszólító e-mailt küldhet a Fenntartónak. A 60 napos levél jelzi, hogy a szolgáltatás felfüggesztésének szerződéses feltétele fennáll — magáról a felfüggesztésről mindig a szolgáltató dönt, külön. A felszólítót a szolgáltató munkatársa indítja, megerősítés után; a Rendszer önmagától nem küld fizetési felszólítót. Éves előfizetésnél a lejárat előtt legfeljebb 30 nappal a Rendszer automatikusan megújítási értesítőt küld. Mindkettő a számlázási, ennek hiányában a Fenntartó kapcsolattartói e-mail-címére érkezik
• Ellátottakra vonatkozó adat ebben a nyilvántartásban nincs — a fenti levelekben sem
• Megőrzés: a számla adatai a kiállítás évét követő 8 évig — a szolgáltatási szerződés megszűnése és a Fenntartó adatainak törlése után is, mert a megőrzést jogszabály írja elő. Ugyanennyi ideig őrizzük a kiküldött fizetési felszólítók és megújítási értesítők nyilvántartását is, mert a követelés érvényesítésénél a számlával együtt ez a bizonyíték. A számlázási profil (elérhetőségek) a Fenntartó adataival együtt törlődik
• Címzettek: a számlát a Billingo rendszerében (Billingo Technologies Zrt.) állítja ki a szolgáltató, és a könyvelője látja; más harmadik félnek nem kerül átadásra
• Hozzáférés: a Fenntartó a saját számlázási és előfizetési adatait, valamint a számláit a Rendszer Előfizetés oldalán is megtekintheti; a szolgáltató belső feljegyzései és a kiküldött értesítések nyilvántartása ott nem jelennek meg

Frissítések ehhez a tájékoztatóhoz

Ha módosítjuk az adatkezelési gyakorlatunkat, a tájékoztatót frissítjük. A jelentős változásokról a Fenntartón keresztül értesítjük az érintetteket. A mindenkori aktuális változat a /adatkezeles címen érhető el.

Kérdés, panasz, kapcsolat

• Fenntartói kapcsolattartó (Adatkezelő): a Fenntartó által megadott elérhetőség
• Adatfeldolgozó technikai kapcsolat: Jáky Dániel Fülöp egyéni vállalkozó — jakyfulop@gmail.com
• NAIH (felügyeleti hatóság): ugyfelszolgalat@naih.hu, +36 1 391 1400